Gewinn- und Verlustrechnungen sind ein Beispiel für ein Buchhaltungsdokument, das einen schnellen Überblick über die Finanzlage eines bestimmten Unternehmens geben soll. Das Dokument, das manchmal auch als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet wird, enthält Daten zu den vom Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erzielten Gewinnen sowie zu allen Ausgaben oder Verlusten, die im selben Zeitraum angefallen sind. Fast alle Unternehmen erstellen im Rahmen der Vorbereitung auf die Steuersaison jährlich eine Gewinn- und Verlustrechnung. Darüber hinaus erstellen viele Unternehmen die Aufstellung auch quartalsweise zu Zwecken der internen Überwachung.
Die Daten, die zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden, stammen aus den verschiedenen Hauptbüchern und sonstigen Unterlagen, die sich auf die im Betrachtungszeitraum erzielten Einnahmen und Ausgaben beziehen. In diesem Sinne funktioniert die Gewinn- und Verlustrechnung bis zu einem gewissen Grad wie eine Bilanz, indem sie den Geldzufluss in die Organisation sowie den Ressourcenabfluss aufgrund verschiedener Faktoren berücksichtigt. Die untere Zeile der Aufstellung zeigt an, ob zwischen dem angegebenen Anfangs- und Enddatum der Aufstellung ein Nettogewinn erzielt wurde.
Während für die Definition jedes Bestandteils einer Gewinn- und Verlustrechnung Standard-Buchführungsverfahren verwendet werden, werden die Dokumente im Allgemeinen dazu betrachtet, ein umfassendes Bild der finanziellen Stabilität des Unternehmens zu erhalten. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist daher als Übersicht zu verstehen, jedoch nicht als detaillierte Darstellung der im genannten Zeitraum erfolgten Transaktionen. Nähere Informationen wären den Quelldokumenten zu entnehmen, die zur Ermittlung der Zahlenangaben in der Gewinn- und Verlustrechnung herangezogen wurden.
Die Berechnungen der Gewinn- und Verlustrechnung können einen weiten Blickwinkel widerspiegeln, dennoch ist das Dokument oft sowohl für interne als auch für externe Zwecke sehr hilfreich. Anleger können die Abrechnung scannen und haben eine gute Vorstellung davon, ob ihre Investition gut läuft. Führungskräfte und Manager können eine Gewinn- und Verlustrechnung durchlesen und manchmal Bereiche identifizieren, in denen es in einer oder mehreren Funktionen des Unternehmens Verbesserungsbedarf gibt. Zumindest kann das Endergebnis der Erklärung interessierten Parteien helfen zu wissen, wann der Nettogewinn gegenüber früheren Zeiträumen zu schrumpfen oder zu wachsen scheint.