Es gibt vier Arten von Beschaffungslösungen, die üblicherweise im Geschäftsumfeld zu finden sind. Alle vier dieser Lösungen erfordern umfangreiches Know-how für die Einrichtung, den Support und die Verwaltung. Beschaffung oder Einkauf ist ein Begriff, der verwendet wird, um Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen oder eine Organisation zu beschreiben. Eine Einkaufslösung kann ein elektronisches Tool, eine Softwarelösung, ein Drittanbieter oder ein vertraglich vereinbartes Dienstleistungsunternehmen sein.
Es gibt einen wachsenden Trend zur elektronischen Beschaffung, die den Zeitaufwand für den Abschluss des Einkaufszyklus durch die Verwendung elektronischer Dokumente, automatischer Genehmigungen und zugehöriger Workflow-Tools verkürzt. Um eine elektronische Beschaffungslösung einzurichten, müssen Lieferanten einen Online-Produktkatalog mit Artikelbeschreibungen und Preisen erstellen. Geschäftsbenutzer müssen über eine Methode verfügen, um auf den Katalog zuzugreifen, ihre Artikel auszuwählen und eine Zahlungsmethode anzugeben. Viele große Unternehmen verfügen über ein elektronisches Beschaffungssystem, das in das Finanzsystem integriert ist.
Fast alle Computerbuchhaltungssysteme beinhalten mehrere Beschaffungslösungen. Jedes der verschiedenen Buchhaltungssysteme bietet eine Reihe von Funktionen innerhalb des Beschaffungssystems. Standard-Beschaffungslösungen bieten Tools zum Erstellen von Bestellanforderungen, Bestellungen, Angeboten und Ausschreibungen. Die Möglichkeit, Wareneingänge, Warenrücksendungen und Rechnungen zu verarbeiten, kann Teil der Beschaffungslösung oder des Buchhaltungssystems sein. Die Integration von Beschaffung und Rechnungswesen erfordert einen erheblichen Aufwand und ist möglicherweise nicht mit allen Systemen möglich.
Ein Drittanbieter wird häufig beauftragt, proprietäre Beschaffungslösungen zu liefern und zu unterstützen. Bei diesem Modell wird die Beschaffungssoftware vollständig vom Lieferanten gehostet, verwaltet und unterstützt. Benutzern innerhalb des Unternehmens werden Benutzerkonten und die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, die in ihrer Position erforderlichen Einkaufsaktivitäten durchzuführen.
Aktivitätsberichte, Kosteneinsparungen und Prüfpfade werden der Geschäftsleitung monatlich oder vierteljährlich zur Verfügung gestellt. Diese Art der Beschaffungslösung ist bei kleinen Unternehmen mit mehreren Remote-Niederlassungen beliebt. Die Kosten für die Implementierung und Unterstützung einer internetbasierten Beschaffungslösung können unerschwinglich hoch sein.
Vertragsdienstleister, die Beschaffungslösungen anbieten, konzentrieren sich in der Regel auf die Bereitstellung von Fachwissen in den traditionellen Beschaffungsdienstleistungen. Zu diesen Bereichen gehören Angebotsabgabe, Auktionsmanagement, Anfragen zur Angebotsprüfung und Vertragsverhandlungen. In kleinen und mittleren Unternehmen kommen diese Aktivitäten nicht sehr häufig vor. Die Mitarbeiter haben nicht genügend Gelegenheit, das erforderliche Niveau der Fähigkeiten zu entwickeln, um diese Aufgaben effektiv zu erledigen. Die Beschaffung stellt für die meisten Unternehmen einen Bereich möglicher Einsparungen dar, und es ist wichtig, die richtigen Ressourcen einzusetzen, um diese Einsparungen zu erzielen.