Egal, ob Sie ein Haushaltsbudget mit einem persönlichen Girokonto verwalten oder in der Buchhaltung eines Unternehmens arbeiten, die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die meisten Menschen regelmäßig einen Kontoabgleich durchführen. Im Wesentlichen geht es bei diesem Prozess darum, sicherzustellen, dass die im Scheckbuch ausgewiesenen liquiden Mittel mit dem Kontostand auf einem Kontoauszug zum gleichen Datum übereinstimmen.
Eines der ersten Instrumente für einen effektiven Kontenabgleich ist die Dokumentation jeder Transaktion, die im betrachteten Zeitraum durchgeführt wurde. Die Personen sollten alle Einzahlungsscheine, Aufzeichnungen über Abhebungen an Geldautomaten, elektronische Zahlungen, stornierte Schecks und die letzten Kontoauszüge zusammen aufbewahren, bis sie den betreffenden Zeitraum abgestimmt haben. In der Lage zu sein, den Anfangssaldo für den Zeitraum schnell zu überprüfen und dann jede Transaktion mit einem Dokument abzurechnen, beschleunigt den Prozess der Bestätigung, dass der Kontoinhaber und die Bank einverstanden sind, oder hilft ihr, Abweichungen schnell zu erkennen.
Stellt die Kontoinhaberin eine Unstimmigkeit jeglicher Art fest, sollte sie anhand ihrer Unterlagen die Herkunft des Problems isolieren und sich umgehend mit der Bank in Verbindung setzen. Sie kann beispielsweise feststellen, dass der Anfangssaldo der Periode nicht mit dem Endsaldo der vorherigen Periode übereinstimmt, obwohl zu diesem Zeitpunkt alles abgestimmt war. Dies ist ein Zeichen dafür, dass sie möglicherweise mit ihrem Finanzinstitut sprechen und herausfinden muss, was passiert ist. Es besteht die Möglichkeit, dass es sich um einen einfachen Fehler handelt, der korrigiert wird, sobald er der Bank zur Kenntnis gebracht wird. Ohne die Ordnung der Dokumente und den Abgleich des Kontos kann die Diskrepanz jedoch monatelang unbemerkt bleiben und sehr schwer aufzuspüren sein.
Kontoinhaber sollten daran denken, jeden Monat eine bestimmte Zeit für den Kontoabgleich einzuplanen. Das Verschieben der Aufgabe wird es nur schwieriger machen. Auch wenn dies zunächst kein großes Problem darstellt, sollten die Leute bedenken, dass es viel einfacher ist, die Untersuchung früher als später durchzuführen, wenn es etwas zu recherchieren gibt. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter mit einer autorisierten Debitkarte auf einem Reisekonto möglicherweise keine Quittung eingereicht hat. Es ist viel einfacher, sein Gedächtnis zu verbessern und eine Kopie der Quittung zu erhalten, wenn das Ereignis in den letzten zwei Wochen statt vor zwei Monaten aufgetreten ist.