Ein Angebotsvorschlagsformular ist ein Dokument, das von Auftragnehmern und Lieferanten verwendet wird, um Preise für ein Projekt oder einen Auftrag anzugeben. Diese Formulare werden in der Wirtschaft für viele Beschaffungsaktivitäten verwendet und sind auch in der Baubranche weit verbreitet, um Bauprojekte zu bepreisen. Die Vorlage für den Erstangebotsvorschlag wird vom Eigentümer, Entwickler oder Käufer erstellt und vom Auftragnehmer oder Lieferanten gemäß den Anforderungen des Eigentümers vervollständigt.
Der Angebotsvorschlag wird häufig als Reaktion auf eine Angebotsanfrage (RFP) ausgegeben. Wenn ein Eigentümer oder Entwickler einen Auftragnehmer beauftragen oder Materialien von einem Lieferanten kaufen muss, stellt der Eigentümer potenziellen Bietern eine Ausschreibung aus. Die Ausschreibung enthält häufig ein Angebotsformular, das von jedem Bieter ausgefüllt und eingereicht werden muss. Die RFP gibt auch an, welche Art von Informationen in jedem Angebot enthalten sein müssen.
Um einen Angebotsvorschlag zu vervollständigen, muss ein Auftragnehmer zunächst die Kosten für die Ausführung der spezifizierten Arbeiten oder die Lieferung des spezifischen Produkts schätzen. Er muss dann seinen Preis gemäß den Anweisungen des Eigentümers in die Gebotsvorlage eintragen. Das Antragsformular kann auch Abschnitte enthalten, die sich auf Stellvertreter, Nachträge, Nebenprojekte oder besondere Anforderungen beziehen. Die meisten dieser Formulare enthalten Informationen zum Projektlieferplan sowie zu Bedingungen und Projektinformationen. Es gibt normalerweise auch einen Bereich, in dem Bieter bestimmte Ausschlüsse oder Bedingungen für ihren Preis auflisten können.
Diese Vorlagen bieten sowohl Bietern als auch Projektinhabern eine Reihe von Vorteilen. Der Hauptvorteil für den Eigentümer besteht darin, dass diese Technik einen „Äpfel-zu-Äpfel“-Preisvergleich bietet, sodass der Eigentümer schnell die Preise vergleichen kann, da Projektumfang und -bedingungen ähnlich oder identisch sind. Der Auftragnehmer hat den Vorteil, dass er genau weiß, was der Eigentümer erwartet und wie der Preis aus Gründen der Klarheit dargestellt werden sollte. Vorlagen für Angebotsvorschläge helfen auch zu verhindern, dass Eigentümer durch Ausschlüsse oder Umfangsabweichungen, die in einzelnen Auftragnehmerangeboten aufgeführt sind, verwirrt werden.
Während das Angebotsformular oft von Eigentümern für ein bestimmtes Projekt erstellt wird, haben viele Auftragnehmer auch ihre eigenen internen Formulare. Wenn eine Ausschreibung erstellt wird und kein Angebotsvorschlagsformular enthält, verwendet der Auftragnehmer oder Lieferant sein eigenes Formular, um die Preise für das Projekt einzureichen. Diese Formulare enthalten in der Regel alle vom Auftragnehmer geforderten Standardbedingungen und enthalten Platz für Bieter, um Preisinformationen sowie spezifische Projektbedingungen und Ausschlüsse hinzuzufügen.