Eine Kundenabrechnung ist jede Art von Geschäftsereignis, bei dem ein Unternehmen Geld von einem Kunden für bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen einzieht. Viele Unternehmen verfügen über Abteilungen für den Kundenabrechnungsservice, und in einigen Branchen gehen Kundenservice und Kundenabrechnung Hand in Hand. Gute Kundenabrechnungspraktiken und kompetenter Kundenservice tragen dazu bei, Kundentreue und -bindung aufzubauen, wo ein Unternehmen seine ersten Kunden hält und gedeiht.
Heutzutage verwenden viele Unternehmen Kundenabrechnungssoftware, um Informationen darüber auszugeben, was Kunden schulden. In vielen Fällen haben Kunden Fragen zu ihrer Rechnung oder möchten Dienste ändern oder ihre Vereinbarungen ändern, um niedrigere Gebühren auf ihren Rechnungen zu erhalten. In diesen Fällen kann ein guter Kundenservice dem Unternehmen helfen, Kunden zu halten, und ein schlechter Kundenservice kann sie vertreiben. Hier setzen viele Unternehmen qualifizierte menschliche Kundendienstmitarbeiter ein, um bei der Lösung von Problemen zu helfen, die schließlich zur Kundenbindung führen.
Im Allgemeinen ist der erste Teil eines Kundenabrechnungszyklus automatisiert. Hier geht eine Rechnung über einen bestimmten Betrag an den Kunden. Wenn es ein „Feedback“ zur automatisierten Abrechnung gibt, nimmt der Kunde den Hörer ab und ruft das Unternehmen an. Kundendienstmitarbeiter überprüfen die Identität des Anrufers und überprüfen sein Konto, um zu sehen, ob dieser Kunde fair behandelt wird.
Neben dem herkömmlichen Kundenservice spielen Kundenabrechnungsagenten manchmal andere ähnliche Rollen in der Funktionsweise des Geschäfts. Viele Unternehmen autorisieren Kundendienstmitarbeiter, bestimmte Rabatte auf der Grundlage verschiedener Kriterien zu gewähren, um einen Kunden zufrieden zu stellen, der sich über seine Rechnung beschwert. All dies kann auf statistischer Ebene von größeren Softwareprogrammen gehandhabt werden, die Geschäftsleitern helfen, herauszufinden, welche Rabatte oder Praktiken ihnen helfen, ihre Kunden zu halten.
Die Ähnlichkeit zwischen dem heutigen Umgang mit Kundenrechnungen und dem Kundenservice zeigt, wie Unternehmen mit Kundenbeschwerden umgehen. Solche Setups helfen auch Kunden, die ihre Rechnung einfach nicht verstehen oder Anpassungen an sich ändernde Bedürfnisse vornehmen möchten. Obwohl ein Großteil des Prozesses automatisiert ist, bieten die besten Unternehmen menschliche Agenten ohne extrem lange Wartezeiten an, damit sich die Kunden trotzdem gut bedient fühlen, wenn sie mit einer echten Person sprechen müssen.