Die Lieferantenregistrierung ist der Prozess, bei dem wichtige Informationen von externen Lieferanten von Waren und Dienstleistungen gesammelt und diese Informationen in ein System eingegeben werden, um die Beziehung zu verwalten. Das verwendete Registrierungssystem ist in der Regel elektronisch oder internetbasiert, kann aber auch in Papierform abgewickelt werden. Die Registrierung wird als Schwellenanforderung verwendet, um Anbieter, die berechtigte Lieferanten sind, und diejenigen, die dies nicht sind, zu trennen.
Unternehmen, Institutionen und Regierungen nutzen externe Anbieter, um benötigte Waren und Dienstleistungen bereitzustellen, die den Betrieb oder die Produktion unterstützen. Lieferanten sind ein integrales Glied in der Lieferkette und erfordern Management. Als Außenstehender muss ein Lieferant auf seine Qualifikationen und Erfahrungen überprüft werden, bevor er als zuverlässiger Lieferant angesehen werden kann.
Jeder potenzielle Kunde hat seine eigenen betrieblichen Standards, die den Lieferantenqualifizierungsprozess bestimmen. Einige Kunden können mit vertraulichen Informationen umgehen oder mit hochkarätigen Kunden interagieren. Andere Kunden können mit gefährdeten Bevölkerungsgruppen zu tun haben, die eine Lizenzierung oder Hintergrundfreigabe benötigen. Lieferanten müssen die vom Kunden oder der Branche des Kunden festgelegten Standards erfüllen, und die Einhaltung von Standards muss oft im Laufe der Beziehung verwaltet werden.
Die Registrierung ist einer der ersten Schritte im Lieferantenmanagement. Es erfordert, dass jeder Anbieter, der Waren oder Dienstleistungen anbieten möchte, eine Standardinformationsliste bereitstellt. Diese Informationen werden auf Vollständigkeit und Erfüllung der Anforderungen geprüft und in ein System eingegeben. Das System wird dann den Beschaffungsmitarbeitern des Kunden oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, damit sie wissen, welche Lieferanten auf der genehmigten Liste stehen, um auf Opportunities zu bieten.
Die meisten großen Institutionen und Regierungsbehörden, die eine große Anzahl von Anbietern verwenden, verfügen über ein offizielles Registrierungssystem. Die Vereinten Nationen und die US-Regierung haben beispielsweise Internet-basierte Anbieterregistrierungsportale. Jeder, der diesen Einrichtungen Waren oder Dienstleistungen liefern möchte, muss sich über das Online-System registrieren. Der Registrierungsprozess ermöglicht es diesen Unternehmen, ihre Beziehung zu Dritten zu verwalten, insbesondere in Bezug auf Kommunikation und Compliance.
Ein typischer Anbieterregistrierungsprozess erfordert die Kontaktinformationen des Anbieters. In einem einfachen Registrierungssystem sind möglicherweise nur Kontaktinformationen erforderlich. Komplexere Systeme, die eine Erstprüfung in den Prozess integriert haben, erfordern zusätzlichen Input. Ein solches System verlangt auch Nachweise über die Qualifikationen des Anbieters, einschließlich früherer Erfahrungen, Ausbildung, Lizenzen und Zertifizierungen, und kann verlangen, dass ein Nachweis beigefügt oder als zusätzliche Dokumentation eingereicht wird. Ein Anbieter muss möglicherweise Geschäftsreferenzen vorlegen und verschiedene Zusicherungen elektronisch unterschreiben.
Als zusätzlichen Vorteil ermöglichen es einige Anbieterregistrierungssysteme den Anbietern auch, Bereiche von funktionalem Interesse anzugeben. Einige große Unternehmen haben Verkäuferchancen in einer Vielzahl von Betriebsbereichen. Eine bei der Registrierung getroffene Auswahl ermöglicht dem Kunden die Kategorisierung des Anbieters und erleichtert auch die segmentierte Kommunikation. Der Kunde kann eine Untergruppe von Anbietern benachrichtigen, wenn sich geeignete Gelegenheiten ergeben, die seinem Spezialgebiet entsprechen.