Eine funktionale Jobanalyse (FJA) ist ein System, das vom US-Arbeitsministerium in den 1940er Jahren entwickelt wurde, um alle Elemente eines Jobs zu bestimmen und zu bewerten und ihre Bedeutung für den Job zu bewerten. Es misst die verbrachte Zeit und die Art der Interaktionen mit Dingen, mit Daten und mit Menschen. Eine gute funktionale Arbeitsplatzanalyse misst auch die Qualität der notwendigen Anleitung und Betreuung sowie den Schulungsaufwand, der für eine adäquate Berufsausübung erforderlich ist.
Der Umfang der funktionalen Stellenanalyse macht sie auf jede Stelle in einer Organisation anwendbar. Zum Beispiel würde der FJA eines Produktionsmitarbeiters in einer Fabrik die Zeit vermerken, die für das Einrichten und Bedienen von Maschinen aufgewendet wurde. Ein FJA in der Position eines Versandsachbearbeiters hingegen würde sich auf die Zeit konzentrieren, die für das Bewegen und Handhaben von Artikeln für den Versand aufgewendet wird. Gemessen wird auch der durchschnittliche Zeitaufwand für die Weiterbildung und den routinemäßigen Austausch mit den Vorgesetzten. Einige FJAs können sehr anspruchsvoll sein, wobei Monitore Stoppuhren verwenden, um die genaue Zeit zu bestimmen, die für die Durchführung bestimmter Aufgaben erforderlich ist.
Personalfachleute führen FJAs durch und nutzen die Ergebnisse, um eine Vielzahl von Entscheidungen zu treffen, von der Personalausstattung bis zur Vergütung. FJAs sind auch bei anderen Managemententscheidungen wie Reorganisationen und Konsolidierungen von unschätzbarem Wert. Es ist wichtig zu bedenken, dass eine funktionale Stellenanalyse die Stelle selbst bewertet und nicht die Person in der Stelle. Eine gute funktionale Arbeitsanalyse ist jedoch eine unschätzbare Hilfe bei der Bewertung der Leistung eines Mitarbeiters, da man wissen muss, was eine Arbeit bedeutet, bevor man feststellen kann, wie gut ein Mitarbeiter sie geleistet hat.
Funktionale Stellenanalysen werden von vielen Organisationen als erster Schritt zur Erstellung ihrer Stellenbeschreibungen verwendet. Eine gründliche funktionale Jobanalyse umfasst Skalen, die die tatsächlichen Funktionen eines Jobs sowie die damit einhergehenden mentalen Prozesse wie Denken und Sprache messen. Dies sind jedoch nicht die einzigen Elemente eines Jobs. Ein FJA misst auch die menschlichen Interaktionen, die in der Arbeitsleistung enthalten sind, und die Schulung, die für eine gute Ausführung der Arbeit erforderlich ist. Die Sammlung all dieser Daten ist bei der Rekrutierung neuer Talente sehr nützlich.
Die mit vielen Jobs verbundenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten können sich im Laufe der Zeit ändern, auch wenn die Jobbezeichnungen gleich bleiben. Zum Beispiel haben sich viele traditionelle Bürojobs in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts aufgrund der Büroautomatisierung, die in der Computerisierung gipfelt, dramatisch verändert. Die Analysen, die diese Jobs beschreiben, würden die Veränderungen aufzeigen, die sie in vielen Bereichen durchlaufen haben, und würden die Fähigkeit des Arbeitgebers verbessern, sie zu verwalten. FJAs sollten daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Viele Jobs beinhalten technische oder berufliche Fähigkeiten und Fertigkeiten. Wenn die Stelle nicht vakant ist, wird die eigentliche Prüfung und Bewertung einer bestimmten Stelle daher am besten von den Amtsinhabern und Vorgesetzten durchgeführt. Die Beteiligung von Personalfachleuten in dieser Phase des FJA-Prozesses beschränkt sich oft auf Aufsicht und Anleitung.
Die eigentliche Analyse ist die Phase im Prozess, in der einige Annahmen in Frage gestellt werden, insbesondere in Bezug auf Kredit- oder akademische Anforderungen. Dies ist auch die Phase, in der das Management die Möglichkeit berücksichtigen muss, dass behinderte Personen die Arbeit ausführen. In den USA ist es legal, Bewerber aufgrund einer Behinderung abzulehnen, aber Arbeitgeber, die dies tun, sollten in der Lage sein zu dokumentieren, dass eine solche Ablehnung das Fehlen einer echten Berufsqualifikation (BFOQ) des Bewerbers widerspiegelt. Ohne eine solche Dokumentation können Arbeitgeber mit erheblichen rechtlichen Herausforderungen konfrontiert werden.
Vor der Computerisierung bestand die Hauptkompetenz vieler Büroangestellter in der Bedienung einer Schreibmaschine, einem Werkzeug, das im Vergleich zu modernen Computern nur begrenzte Vorteile hatte. Für die Bedienung von Computern sind immer noch die gleichen Tastaturkenntnisse erforderlich, aber die zugrunde liegende Wissensbasis, die für ein sinnvolles Arbeitsergebnis erforderlich ist, hat sich erheblich erweitert. Ein FJA quantifiziert die Zeit, die ein Arbeiter am Computer verbringt, und unterscheidet zwischen Aufgaben wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und anderen Funktionen. Die Kenntnis dieser Informationen ist entscheidend für eine erfolgreiche Rekrutierung.
Änderungen im Arbeitsablauf in einer Fabrikhalle können ebenfalls erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsplätze der Produktionsmitarbeiter haben. Änderungen in der Art und Weise, wie eingehende Rohstoffe verpackt werden, können beispielsweise die Zeit für die Aufnahme dieser Rohstoffe in den Arbeitsablauf verlängern oder verkürzen. Wenn solche Anpassungen Zeit sparen, werden gute Manager die Zeit häufig anderweitig einteilen. Führungskräfte, die durch FJAs und Zwischenbeobachtungen den Workflow ihrer Abteilungen im Blick behalten, werden diese in der Regel effizienter managen.