Die Ausschreibung wird allgemein als RFP bezeichnet und ist ein Dokument, das von vielen Organisationen verwendet wird, um Angebote von Dienstleistungen oder Waren von potenziellen Anbietern zu erhalten. Die genaue Struktur einer Ausschreibung variiert von Situation zu Situation. Dies bedeutet, dass die Formel für das Verfassen einer Ausschreibung stark von der Kultur der antragstellenden Stelle und den erwarteten Erkenntnissen aus den Antworten abhängt. Hier sind einige Beispiele für Elemente, die in vielen Angebotsanfragen zu finden sind, unabhängig von der beteiligten Branche oder Organisation.
Wie bei vielen geschäftlichen Schreiben beginnt eine ordnungsgemäße Angebotsanfrage mit der Angabe des Zwecks des Dokuments. Dies lässt sich in der Regel in wenigen Sätzen zusammenfassen und ermöglicht es den Antragstellern oder zur Einreichung eines förmlichen Vorschlags eingeladenen Parteien, genau zu wissen, was die ausstellende Stelle an Dienstleistungen oder Waren sucht. Selbst die beiläufigsten Formate für eine Ausschreibung enthalten Informationen dieser Art.
Neben der Angabe des Zwecks oder Grundes der Ausschreibung ist es nicht ungewöhnlich, dass einige allgemeine Informationen über das Unternehmen enthalten sind. Die Informationen enthalten in der Regel nur begrenzte Angaben zur Unternehmensgröße, zur Anzahl der derzeit unterhaltenen Standorte und zu etwaigen unmittelbaren Expansionsplänen, die sich auf die Antworten der Bewerber auswirken könnten. In der Regel sollen die Details nicht umfassend sein. In der Regel reicht es jedoch aus, den Antragstellern die Möglichkeit zu geben, eigenständig zu recherchieren, um ihr Verständnis für die Bedürfnisse des Antragstellers zu erweitern.
Strukturell kann eine Angebotsanfrage sehr breit gefächert oder sehr detailliert sein. Einige Anträge sind nicht länger als eine Seite und enthalten nur allgemeine Richtlinien für die Einreichung, z. Andere RFPs bieten spezifische Abschnitte und ein Format, das unbedingt befolgt werden muss.
Beide Ansätze zur Formatierung der Angebotsanfrage haben Vorteile. Das breite Format stellt sicher, dass die erforderlichen Informationen im Hauptteil der Antwort enthalten sind, ermöglicht es der Einrichtung jedoch, sich ein Bild davon zu machen, wie sich jeder Antragsteller präsentiert, wenn in der Antwort viel Spielraum eingeräumt wird. Im Gegensatz dazu sagt ein stark strukturiertes Format dem Antragsteller genau, wie die Daten so zu organisieren sind, dass sie für die ausstellende Stelle sicher von Bedeutung sind. Gleichzeitig ermöglicht es die umfassende Struktur, die Antworten mehrerer Befragter buchstäblich nebeneinander zu vergleichen und die Liste der Abschnitte nacheinander durchzugehen.
Je nach Art der betreffenden Dienstleistung oder Ware kann die Angebotsanfrage Beispielszenarien enthalten, die veranschaulichen, was der Ersteller der Anfrage von einem Lieferanten sowohl in Routine- als auch in Notfallsituationen benötigt. Wenn die RFP beispielsweise für Telekonferenzdienste bestimmt ist, möchte der Absender möglicherweise wissen, ob der Verkäufer die Verfügbarkeit einer bestimmten Anzahl von Ports oder Leitungen selbst während der Hauptgeschäftszeiten garantieren kann. Der Anbieter kann sich auch mit spezifischen Problemen befassen, wie beispielsweise der Implementierung eines Support-Netzwerks für den Fall eines unternehmensweiten Notfalls oder wenn der Anbieter die Planung und Durchführung von Telefonkonferenzen ohne kurze oder gar keine Vorankündigung übernehmen kann.
Unternehmen oder andere Organisationen, die eine Ausschreibung erstellen müssen, sich aber nicht sicher sind, wie sie das Dokument optimal strukturieren sollen, können den Prozess oft mit einer der vielen kostenlosen Online-Optionen für Ausschreibungsvorlagen beginnen. Diese Vorlagen können nach Bedarf geändert werden. In einigen Fällen enthalten die Vorlagen mindestens ein Beispiel für eine Angebotsanfrage, das als Leitfaden für die Person oder das Team dient, die mit der Erstellung der Ausschreibung beauftragt sind.