Datenreduktion ist ein Begriff, der sich auf die Geschäftspraxis bezieht, riesige Datenmengen zu sammeln, zu analysieren und schließlich in eine Reihe von zusammengefassten Berichten umzuwandeln. Die Idee hinter dem Datenreduktionsprozess besteht darin, ein vollständiges, wenn auch etwas vereinfachtes Format bereitzustellen, das relativ einfach in Geschäftsumgebungen verwendet werden kann. Für den Prozess können mehrere unterschiedliche Ansätze verwendet werden, wobei die Auswahl der Techniken und Systeme zur Datenreduzierung von der Art der Daten abhängt und wie diese zusammenfassenden Berichte strukturiert sein müssen, um eine vollständige und umfassende Darstellung dieser Daten bereitzustellen.
Eine der Hauptaufgaben bei jeder Art von Datenreduzierung ist die Organisation aller zu diesem Zweck gesammelten Daten. Manchmal konzentriert sich dieser Teil des Prozesses darauf, eine Art Ordnung für die Daten festzulegen, die eine konsistente Priorisierung mit klar definierten Kriterien beinhaltet, um die Aktivität zu unterstützen. Je nach Art der Daten ist es nicht ungewöhnlich, dass bestimmte Zahlen gerundet werden, um die Verarbeitung der Informationen bei der Zusammenfassung zu erleichtern. Schließlich kann die Anordnung der Daten in Tabellen, Spaltenberichten oder anderen Arten von Kennzeichnung oder Formatierung erforderlich sein, damit die Empfänger der Berichte die Logistik der vereinfachten Informationen relativ einfach verfolgen können.
In der Vergangenheit wurde der Prozess des Durchsuchens verfügbarer Daten sowie der Priorisierung und Organisation der Informationen in nützliche Formate manuell durchgeführt. Je nach Datenmenge und Zielgruppe dieser Daten kann der Prozess Monate oder sogar Jahre dauern. Dank der heutigen Entwicklung von Softwarepaketen, die für den Umgang mit Daten in verschiedenen Formaten ausgelegt sind, können Berichte in Tagen oder Wochen erstellt werden. Die meisten Arten von Software können Informationen aus einer Reihe verschiedener Datenbanken beziehen und beim Sortierprozess helfen, wodurch es viel einfacher und schneller wird, vereinfachte Daten aufzubereiten, die sowohl nützlich als auch leicht verständlich sind.
Die Verwendung von Datenbearbeitungsmethoden zur Vereinfachung von Informationen für die Präsentation in leicht lesbaren Berichten ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Die eingesetzten Datenreduktionssysteme können helfen, Effizienz- und Produktionsberichte zu erstellen, die für Manager hilfreich sind, oder den Vertriebsmitarbeitern helfen, die Effektivität aktueller Kampagnen oder vom Unternehmen geforderter Verkaufsabläufe besser zu verstehen. Auch die Datenbearbeitung und -codierung kann hilfreich sein, um Investoren das Potenzial aufzuzeigen, das mit der Einführung eines neuen Produkts verbunden ist.