Ein bevorzugter Anbieter ist ein Anbieter, der von einem Unternehmen untersucht und genehmigt wurde. Wenn ein Unternehmen Dienstleistungen benötigt, wendet es sich zuerst an diese Anbieter, was bedeutet, dass die Aufnahme auf der Liste der bevorzugten Anbieter ein Unternehmen in eine starke Position bringen kann. In der Regel verwenden nur wirklich große Unternehmen und Institutionen bevorzugte Anbieter, und die Leute müssen sich für das bevorzugte Programm bewerben.
Es gibt mehrere Eigenschaften, nach denen ein Unternehmen bei einem bevorzugten Anbieter sucht. Der Ruf in der Branche ist sicherlich wichtig, ebenso wie Themen wie pünktliche Leistung, angemessene Kosten und hohe Qualität der Produkte und Dienstleistungen. Lieferanten müssen auch vollständig lizenziert, gebunden und gegebenenfalls versichert sein, mit ausreichenden Zertifizierungs- und Erfahrungsnachweisen in dem Bereich, auf den sie sich spezialisiert haben.
Auch Geschäftspraktiken bei einem Anbieter können wichtig sein. Ein Unternehmen, das beispielsweise Nachhaltigkeit fördern möchte, wird nur Anbieter mit geprüften Umweltpraktiken und einem nachgewiesenen Engagement für die Umweltverantwortung einsetzen. Ebenso könnte ein religiöses Unternehmen es vorziehen, Anbieter zu verwenden, die seine religiösen Überzeugungen teilen.
Viele Unternehmen erwarten auch einige Zugeständnisse von bevorzugten Anbietern. Durch das Hinzufügen eines Unternehmens zu einer bevorzugten Liste sagt ein Unternehmen, dass dieses Unternehmen seine erste Ressource für Waren und Dienstleistungen sein wird und dass es nicht woanders suchen wird, es sei denn, ein Anbieter kann die erforderlichen Dienstleistungen nicht erbringen. Im Gegenzug kann ein Unternehmen Rabatte vom Verkäufer und andere Sonderbehandlungen verlangen, da sich das Unternehmen als sehr wichtiger Kunde betrachtet.
Einige Unternehmen schließen einen sogenannten Preferred Vendor Agreement ab, einen Vertrag zwischen einem bevorzugten Anbieter und dem Unternehmen, der die Bedingungen der Beziehung regeln soll. Ein solcher Vertrag kann eine sehr gute Idee sein, da er sicherstellt, dass jeder die Erwartungen versteht, und er die Grundlage für rechtliche Schritte im Falle eines Problems schaffen kann. Diese Vertragsart sollte von beiden Parteien sorgfältig gelesen werden, um sicherzustellen, dass es keine Überraschungen in den Vertragsbedingungen gibt.
Die Beschaffungsabteilung verwaltet häufig Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten und verfügt über eine Lieferantenliste, die sie an andere Abteilungen verteilt. Wenn die Leute etwas brauchen, wird von ihnen erwartet, dass sie sehen, ob ein Anbieter auf dieser Liste es bereitstellt, bevor sie sich nach externen Anbietern umsehen.