Ein Ad-hoc-Bericht ist ein Bericht, den eine Person als Reaktion auf eine bestimmte Informationsanfrage erstellt und nicht in festgelegten Intervallen oder als Teil einer routinemäßigen Berichterstattung. Aufsichtsbehörden können solche Berichte aus einer Vielzahl von Gründen anfordern und in der Regel einen Zeitrahmen für die Fertigstellung angeben, beispielsweise um die Einreichung des Berichts bis zum Ende des Geschäftstages zu beantragen. Je nach Art des Geschäfts und der Anfrage stehen Tools zur Unterstützung bei der Erstellung solcher Berichte zur Verfügung.
Der lateinische Ausdruck „ad hoc“ bedeutet „dafür“ und bezieht sich auf die Idee, dass der Bericht für einen bestimmten Zweck in Auftrag gegeben wird und ein bestimmtes Thema behandelt. Eine Anforderung eines Ad-hoc-Berichts kann interne Informationen wie Verkaufsdaten, Mitarbeiterleistung usw. beinhalten. Es kann auch externe Informationen enthalten, wie Daten über sich ändernde Marktbedingungen, Verbrauchererwartungen und andere Themen. Wenn ein Ad-hoc-Bericht angefordert wird, sollte er eine detaillierte Diskussion darüber enthalten, was in dem Bericht erwartet wird.
Mit dieser Art von Arbeit werden in der Regel Sekretärinnen und sonstiges Verwaltungspersonal beauftragt. Sie sammeln Daten aus Unternehmensdatenbanken und externen Recherchen wie der Überprüfung von Fachpublikationen und Nachrichtenberichten. Softwareprogramme verfügen oft über Vorlagen, mit denen Benutzer schnell Berichte erstellen können. Diese können mit Datenbanken verbunden sein, um die Erstellung von Diagrammen, Grafiken und anderen visuellen Präsentationen von Daten zu ermöglichen, wobei direkt auf die Datenbank zurückgegriffen wird, anstatt die Person zu zwingen, die Präsentation von Grund auf neu zu erstellen.
Einige Gründe, einen Ad-hoc-Bericht anzufordern, können Sondierungspläne zur Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, vorläufige Marktforschung und Vorbereitungen für die Überarbeitung von Geschäftspraktiken und -plänen sein. In allen Fällen dienen die Ausgangsdaten als Leitfaden für das Personal, das Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen muss. Der Ad-hoc-Bericht kann bestimmte Probleme identifizieren und Aktivitäten hervorheben, die verfolgt oder vermieden werden sollten. Der Bericht kann beispielsweise zeigen, dass sich Industriestandards ändern werden, sodass es unklug ist, in ein System zu investieren, das die Einhaltung bestehender Standards erleichtert, da das Unternehmen in naher Zukunft aufrüsten muss.
Ein Ad-hoc-Bericht wird zwar innerhalb kurzer Zeit bestellt, muss aber dennoch professionellen Präsentationsstandards entsprechen. Dazu gehört das Korrekturlesen auf Tippfehler, Fehler und Lesbarkeit, die richtige Formatierung des Dokuments und die Einhaltung aller internen Standards des Unternehmens für die Erstellung von Berichten. Eine Vorlage kann dabei helfen, da Informationen in die Vorlage eingefügt werden können, um sicherzustellen, dass der Bericht einer vertrauten Gesamtstruktur folgt.