Eine Bestellnummer (PO) ist ein alphanumerischer Code, der einer bestimmten Kaufanfrage zugeordnet wird. In den meisten Fällen werden Bestellnummern intern von Unternehmen verwendet, um ihre eigenen Einkäufe zu verfolgen. Einige Unternehmen weisen jedoch allen ihren Verkäufen Codes zu und geben ihren Kunden Bestellnummern, damit die Kunden ihre Bestellungen verfolgen können. Diese Codes können ein beliebiges alphanumerisches Format haben, und viele Unternehmen verwenden bestimmte Buchstaben oder Zahlen, um bestimmte Dinge über die Bestellung anzugeben, z. B. was verkauft wird, den Standort, den Käufer und das Datum.
Verwendung innerhalb von Unternehmen
In vielen Unternehmen wird eine Bestellnummer vergeben, nachdem ein Mitarbeiter oder eine Abteilung eine Anfrage zur Bestellung bestimmter Waren oder Dienstleistungen gestellt hat. Die Anfrage wird in der Regel über ein sogenanntes Anforderungsformular formell an einen Einkäufer übermittelt. Wird die Bestellung genehmigt, wird eine Bestellung erstellt und mit einer Bestellnummer versehen. An diesem Punkt wird die Bestellung bei einem anderen Unternehmen aufgegeben, das häufig die Bestellnummer des Käufers zur Aufnahme in die Bestelldetails aufzeichnet.
Wenn der Lieferant eine Versand- oder Packliste für die Bestellung des Kunden erstellt, ist die Bestellnummer in der Regel im Detail enthalten. Dies ermöglicht es dem Empfänger des Käufers, die Menge und Art der gelieferten Waren zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Sendung mit einer ordnungsgemäß autorisierten Bestellung verbunden ist. Die Bestellnummer erscheint auch auf der Rechnung und allen anderen Unterlagen, die der Lieferant dem Kunden aushändigt. Aus dieser Perspektive beschleunigt die Bestellnummer die Zahlungsplanung an den Lieferanten und ermöglicht die Weiterleitung der Ware an die richtige Abteilung.
Die Bestellnummer ermöglicht es dem Unternehmen auch, die Kosten dem Budget der Abteilung zuzurechnen, die den Auftrag erteilt hat. Es liefert auch der Kreditorenbuchhaltung eine Bestätigung, dass die Ausgaben legitim sind. Die Zahlung kann dann an den Verkäufer erfolgen.
Format
Der genaue Aufbau und die Länge einer Bestellnummer sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Viele Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, verwenden die ersten Zeichen des Codes, um den Standort zu identifizieren, der die Bestellung aufgegeben hat, z. B. „CHI“, um eine Einrichtung in Chicago darzustellen. Die nächsten Zeichen können die spezifische Abteilung identifizieren, die den Auftrag erteilt hat, z. B. „RD“ für die Forschungs- und Entwicklungsabteilung. So kann die Bestellnummer für eine Bestellung, die von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung eines Unternehmens in Chicago aufgegeben wird, mit „CHIRD“ beginnen, gefolgt von anderen alphanumerischen Zeichen, die weitere Informationen über die Bestellung liefern.
Unternehmen strukturieren ihre Bestellnummern normalerweise so, wie es mit ihren internen Tracking-Systemen am besten funktioniert. Einige verwenden auch Bindestriche oder Leerzeichen, was hilfreich sein kann, wenn nur bestimmte Zeichen innerhalb einer Bestellnummer für einen bestimmten Zweck gelesen werden müssen. Als Reaktion auf die große Vielfalt an verwendbaren Längen und Formaten konfigurieren viele Anbieter die Felder in ihren Auftragsverfolgungsdatenbanken so, dass eine beliebige Anzahl von Zeichen – sogar 30 oder mehr – in einer Bestellnummer verwendet werden können.