Ein Buchhaltungsinformationssystem ist das System von Methoden und Prozessen, mit denen Unternehmen Informationen zu Geschäfts- oder Finanztransaktionen pflegen. In der Vergangenheit umfasste dieses System Papierbücher, Zeitschriften und andere Finanzberichte. Geschäftsinhaber und Buchhalter waren dafür verantwortlich, diese Hauptbücher und Journale aktiv zu verwenden, um bei der Führung ihrer Geschäftstätigkeit genaue Finanzaufzeichnungen zu führen. Der Fortschritt der Informationstechnologie hat es Unternehmen ermöglicht, dieses Buchhaltungsinformationssystem in einen automatisierten Prozess umzuwandeln, der Computer, Server und Buchhaltungssoftware verwendet.
Der Buchhaltungszyklus ist eine treibende Kraft in den Buchhaltungsinformationssystemen der meisten Unternehmen. Dieser Zyklus umfasst das Identifizieren und Analysieren von Transaktionen, das Erstellen und Buchen von Journalbuchungen im Hauptbuch, das Erstellen eines Probesaldos, das Erstellen von Anpassungsbuchungen, das Erstellen eines angepassten Probesaldos, das Erstellen von Jahresabschlüssen, das Abschließen von Konten mit Abschlussbuchungen und das Generieren eines endgültigen Probesaldos und Jahresabschluss für den Abrechnungszeitraum. Diese grundlegenden Schritte helfen Unternehmen bei der Entwicklung ihres Buchhaltungsinformationssystems, ob manuell oder computergestützt.
Buchhaltungssoftwarepakete bestehen normalerweise aus mehreren verschiedenen Modulen, die auf dem traditionellen manuellen Buchhaltungsprozess basieren. Zu den Modulen gehören die allgemeine Buchhaltung, das Anlagevermögen, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung und andere spezielle Module. Jedes einzelne Modul erstellt ein System, in dem Unternehmen Informationen durch die Schritte des Abrechnungszyklus bewegen können. Die Möglichkeit, diese Informationen elektronisch zu übertragen, kann die Genauigkeit und Aktualität des Unternehmens bei der Berichterstattung über Finanzinformationen verbessern.
Computergestützte Buchhaltungssysteme erfordern häufig, dass sich die Mitarbeiter des Unternehmens mehr auf die Überprüfung der von verschiedenen Geschäftsabteilungen gesammelten Informationen konzentrieren, als auf die Eingabe von Geschäftsdaten. Dieses System ermöglicht es einzelnen Buchhaltern, mehr Informationen in kürzerer Zeit zu verarbeiten als herkömmliche Papierbücher. Buchhaltungssoftware kann auch über automatische interne Sicherheitsvorkehrungen verfügen, die die Richtigkeit und Gültigkeit von Finanzinformationen mithilfe eines internen Überprüfungsprozesses überprüfen. Dieser Prozess begrenzt häufig die Menge grundlegender Dateneingabefehler und anderer unsinniger Informationen, die in das Buchhaltungsinformationssystem eingegeben werden.
Unternehmen können sich dafür entscheiden, ein hybrides Buchhaltungsinformationssystem zu verwenden, das sowohl manuelle als auch computergestützte Buchhaltungsprozesse umfasst. Bestimmte Arten von Geschäfts- oder Finanzinformationen wie Kreditorenrechnungen, Gehaltsabrechnungen und vertragliche Vereinbarungen müssen möglicherweise von einem Buchhalter überprüft werden. Die Verwendung eines Hybridsystems kann einen besseren Überprüfungsprozess bieten, da Buchhaltungsmitarbeiter Finanzinformationen hinterfragen und Feedback einholen können, bevor sie Informationen in das Buchhaltungssystem eingeben. Der manuelle Überprüfungsprozess kann auch durch die internen Kontrollen des Unternehmens erforderlich sein. Diese internen Kontrollen stellen sicher, dass keine Informationen in die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens eingegeben werden, die ungenau sind oder höhere finanzielle Verpflichtungen als zuvor erwartet darstellen.