Der Forderungsabgleich ist eine Art von Buchhaltungsaufgabe, die einen sorgfältigen Abgleich der Papierdokumentation zu Forderungstransaktionen mit den tatsächlich in den Buchhaltungsunterlagen vorgenommenen Buchungen erfordert. Dieser Ansatz hilft, eventuell vorhandene Unstimmigkeiten zu erkennen und im Rahmen eines Gesamtabgleichs der Buchführungsunterlagen zu korrigieren. Die Häufigkeit, mit der diese Art von Aktivität stattfindet, variiert von Unternehmen zu Unternehmen, wird jedoch in der Regel monatlich oder mindestens vierteljährlich durchgeführt.
Wie jede Art von Buchhaltungsabstimmung hat die Debitorenabstimmung das Ziel, alle Probleme zu lokalisieren, die dazu führen können, dass die in den Buchhaltungsunterlagen angezeigten Daten nicht mit anderen Dokumentationen abgeglichen werden. Dies bedeutet häufig, auf alle forderungsrelevanten Dokumente für den betrachteten Zeitraum zurückzugreifen. Der Abgleich kann beispielsweise den Vergleich von Bankeinlagen oder -forderungen für bestimmte Daten beinhalten, um sicherzustellen, dass der eingezahlte Betrag mit dem auf Kundenrechnungen gebuchten Betrag übereinstimmt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Zahlungen auf diesen Rechnungen mit den Beträgen übereinstimmen, die auf dem Kundenkonto in den Forderungen ausgewiesen sind.
In vielen Fällen hilft ein Forderungsabgleich dabei, häufige Fehler zu identifizieren, die beim Buchen von Zahlungen von Kunden oder sogar bei der Vorbereitung von Bankeinlagen dieser Forderungen auftreten können. Durch einen genauen Vergleich der Supportdokumentation kann festgestellt werden, ob Zahlen vertauscht wurden oder eine Zahlung nicht auf die richtige offene Rechnung gebucht wurde. Viele der bei dieser Art der Abstimmung festgestellten Probleme können mit geringem Aufwand korrigiert werden, was zu absolut genauen und vollständig abgestimmten Forderungen führt.
Die Entscheidung, regelmäßig einen Debitorenabgleich durchzuführen, kann für das Unternehmen von großem Nutzen sein, da einige Unternehmen sich für einen täglichen oder wöchentlichen Abgleich entscheiden. Selbst bei einem kleinen Unternehmen spart die monatliche Durchführung des Abgleichs viel Zeit und Ressourcen und ermöglicht es gleichzeitig, fragwürdige Buchhaltungsprozesse zu identifizieren. Geht man davon aus, dass der Abgleich mehrmals im Kalenderjahr erfolgt, ist es oft einfacher, eventuelle Abweichungen festzustellen, zu recherchieren und schließlich mit relativ geringem Aufwand abzugleichen. Die Durchführung eines Debitorenabgleichs unmittelbar vor einer Prüfung ist oft eine gute Idee, da der Prozess fehlerfreie Bücher erfordert, was dazu beiträgt, dass die Prüfung einfach und leicht zu handhaben ist.