Ein unabhängiger Kostenvoranschlag bezieht sich auf den Prozess der Inanspruchnahme der Dienste von Fachleuten, die in keiner Weise mit einer Organisation oder einem Projekt verbunden sind, um eine detaillierte Schätzung der Kosten eines vorgeschlagenen Projekts durchzuführen. Die Hauptidee hinter der Verwendung unabhängiger Schätzer zur Bewertung der Kosten eines Projekts besteht darin, einen objektiven Überblick über die Kosten des vorgeschlagenen Projekts zu erhalten. Eine weitere Funktion oder Verwendung einer unabhängigen Kostenschätzung ist die der Transparenz. Angenommen, ein Unternehmen erstellt einen Bericht über die Kosten eines Projekts für seine Aktionäre, kann es beschließen, unabhängige Fachleute anstelle von internen Schätzern einzusetzen, um mehr Transparenz in den gesamten Prozess zu bringen.
Eine Person kann auch als aufsichtliche Maßnahme bei der Durchführung eines Projekts eine unabhängige Kostenschätzung einholen. Unter der Annahme, dass ein Bauunternehmen einen Auftrag zum Bau eines Hauses erhalten hat, wird das Bauunternehmen dem Kunden eine Schätzung der Kosten des Projekts geben. Ein solcher Kunde kann eine unabhängige Partei mit der Erstellung einer unabhängigen Kostenschätzung beauftragen, die als Vergleichs- und Analysegrundlage dient. Das Ergebnis eines solchen Kostenvoranschlags kann in etwa dem des Kostenvoranschlags des Bauunternehmens entsprechen. In diesem Fall kann sich der Kunde entscheiden, mit dem Projekt fortzufahren. Wenn die Diskrepanz zwischen dem Kostenvoranschlag des Bauunternehmens und dem des unabhängigen Kostenvoranschlags zu groß ist, kann sich der Kunde entscheiden, mit dem Bauunternehmen über eine Herabsetzung der Projektkosten nachzuverhandeln oder sich nach einem anderen Bauunternehmen umzusehen mit einer vernünftigeren Kostenschätzung.
Wenn ein Unternehmen mit vielen Aktionären versucht, ein neues, umfangreiches Projekt in Angriff zu nehmen, muss es möglicherweise eine unabhängige Kostenschätzung durchführen, um den gesamten Prozess offener und gegenüber den Aktionären rechenschaftspflichtig zu machen. Entscheidet sich beispielsweise ein börsennotiertes Unternehmen mit vielen Aktionären im Zuge seiner Globalisierung für den Bau einer neuen Fabrik in Japan, muss es eine unabhängige Kostenschätzung einholen, um den Aktionären zu versichern, dass alles in Ordnung ist. Diese unabhängigen Schätzer geben ihre Bewertung des Projekts auf der Grundlage einer Reihe vorher festgelegter Kriterien ab, die Faktoren wie Logistik, Personal, Standortkosten, Design und andere umfassen. Eine solche unabhängige Kostenschätzung wird letztendlich mehr Wert haben als eine von internen Schätzern durchgeführte.