Eine Gehaltsabrechnungsprüfung ist eine Überprüfung der Gehaltsabrechnungen durch einen Dritten. Die Prüfung kann aus einer Vielzahl von Gründen durchgeführt werden, von dem Wunsch, intern die Richtigkeit der Gehaltsabrechnungsinformationen zu bestätigen, bis hin zu einer Inspektion im Auftrag einer Versicherungsgesellschaft, um die angemessene Höhe der Prämie für die Arbeiterunfallversicherung zu bestimmen. Insbesondere in großen Unternehmen wird eine regelmäßige interne Revision empfohlen, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen korrekt und gut geführt sind und um Probleme zu erkennen, bevor sie bei einer externen Prüfung auftreten.
Bei einer Gehaltsabrechnungsprüfung prüft der Prüfer alle Unterlagen zur Gehaltsabrechnung, überprüft deren Richtigkeit und sucht nach Anzeichen von Problemen wie Mitarbeitern mit unvollständiger Gehaltsabrechnung, Abzügen, die nicht mit den Beiträgen übereinstimmen, und so weiter. Der Auditor identifiziert auch, welche Mitglieder des Unternehmens für die Abwicklung der Gehaltsabrechnungsverfahren verantwortlich sind, und schaut sich das Protokoll des Unternehmens für die Abwicklung der Gehaltsabrechnung an, um Problembereiche zu identifizieren und die Mitarbeiter zu testen, um zu bestätigen, dass sie das neueste Protokoll verwenden.
Für eine interne Revision können Unternehmen eigene Mitarbeiter einsetzen oder einen Revisionsdienst beauftragen und die Durchführung der Revision anfordern. Die Verwendung eines Dritten kann sicherstellen, dass die Ergebnisse der Gehaltsabrechnungsprüfung mehr Integrität haben, da bei einem Dritten kein Interessenkonflikt bestehen sollte, der die Prüfungsergebnisse verzerren könnte. Die Ergebnisse der internen Audits können verwendet werden, um Verfahren zu verschärfen, zu bestätigen, dass Mitarbeiter Protokolle befolgen und Bereiche zu identifizieren, in denen unangemessene Aktivitäten auftreten können.
Externe Prüfungen können von Finanzbehörden und Versicherungen verlangt werden. In diesen Fällen führt die die Prüfung anfordernde Stelle die Prüfung durch oder beauftragt einen Prüfer mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Verweigerung einer Prüfung in der Regel als Schuldeingeständnis gewertet wird. Selbst wenn nichts falsch ist, werden die Aufzeichnungen bei der Durchführung des Audits nach Anzeichen von Fehlverhalten durchsucht. Es ist ratsam, zusammenzuarbeiten und einen Rechtsbeistand zu beauftragen, um mehr darüber zu erfahren, welche Dokumente dem Wirtschaftsprüfer übergeben werden müssen und wie der Prüfungsprozess abläuft.
Das Ergebnis eines externen Audits kann je nach Auftrag und Ergebnis unterschiedlich ausfallen. Eine Versicherungsgesellschaft kann beispielsweise die Höhe einer Prämie aufgrund der Prüfung anpassen. Wenn eine Gehaltsabrechnung ergibt, dass ein Unternehmen beispielsweise Steuerbeiträge einzieht und die Gelder nicht an die Regierung abgibt, drohen dem Unternehmen rechtliche Sanktionen.