Jedes Jahr bietet die US-Regierung zusammen mit privaten Stiftungen und öffentlichen Körperschaften Einzelpersonen und Organisationen Finanzmittel in Milliardenhöhe an, die für bestimmte Projekte verwendet werden. Diese als Zuschuss bezeichnete Förderung muss nicht zurückgezahlt werden, solange sie zur Finanzierung des Projekts verwendet wird, für das sie bewilligt wurde. Zuschüsse können Einzelpersonen, gemeinnützigen oder gemeinnützigen Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen oder Bildungseinrichtungen gewährt werden. Um einen Zuschuss zu erhalten, muss der potenzielle Empfänger jedoch einen formellen Antrag bei der Organisation stellen. Dieser Antrag wird als Zuschussantrag bezeichnet.
Förderanträge können auf verschiedene Weise eingereicht werden. Einige Organisationen stellen ein Antragsformular zur Verfügung, während andere vom Antragsteller die Einreichung eines schriftlichen Dokuments verlangen, das als Vollantrag bezeichnet wird. Die Anforderungen für die Vervollständigung des Angebots werden normalerweise in einem Request for Proposal (RFP) dargelegt.
Die Vorbereitung eines erfolgreichen Zuschussantrags erfolgt in der Regel nach einem Standardverfahren. Sobald die interessierten Parteien, die oft als Stakeholder bezeichnet werden, festgestellt haben, dass der Zuschuss den Bedürfnissen der Agentur oder Organisation entspricht, sollte der Verfasser oder Administrator des Zuschusses die Ausschreibung überprüfen. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Formatierung, der Seitenanzahl und allen notwendigen Komponenten für die Qualifizierung geschenkt werden. Die Person, die für das Schreiben des Vorschlags verantwortlich ist, sollte dann eine Gliederung oder ein Standardformatblatt erstellen, das von allen am Schreibensprozess Beteiligten befolgt wird.
Normalerweise besteht ein Förderantrag aus bestimmten festen Bestandteilen. Ein Anschreiben ist fast immer erforderlich, und obwohl dieses prägnant sein muss, sollte es das Dokument auch richtig zusammenfassen. Das Anschreiben sollte Informationen über den Antragsteller, die Verwendung des Geldes und wichtige Informationen darüber enthalten, warum der Antragsteller für die Förderung geeignet ist.
Im Rahmen des Zuschussantrags muss der Antragsteller eine Einschätzung des Bedarfs der Agentur abgeben und dann die spezifischen Ziele ansprechen, die die Agentur mit dieser Finanzierung erreichen will. Ein detaillierter Entwurf des vorgeschlagenen Programms muss ebenfalls vorgelegt werden. In diesem Plan wird detailliert beschrieben, wie das Geld verwendet wird, und enthält einen Zeitplan für das Erreichen der festgelegten Ziele. Das Dokument muss auch beschreiben, mit welchen Mitteln die Erreichung dieser Ziele gemessen wird.
Ein Finanzhilfevorschlag enthält in der Regel Einzelheiten zu den Qualifikationen des Antragstellers, einschließlich der Lebensläufe der wichtigsten Mitarbeiter, Zusammenfassungen früherer Leistungen und einer Übersicht über den Finanzstatus der Agentur. Häufig wird auch ein vorläufiges Budget benötigt. Schließlich sollte ein zusammenfassender Abschnitt eingereicht werden, der die wichtigsten Punkte zusammenfasst und einen schnellen Überblick über das vorgeschlagene Programm bietet. Wenn die Ausschreibung es zulässt, kann ein Anhang für unterstützende Unterlagen, vollständige Biografien oder andere relevante Informationen verwendet werden, die dazu beitragen, die Auszeichnung zu begründen.
In den letzten Jahren ist es gängige Praxis für Fördergeber geworden, vor der Einreichung eines vollständigen Förderantrags ein kurzes Anfrageschreiben von potenziellen Antragstellern anzufordern. Dies hilft, diejenigen Bewerber auszusondern, deren Ziele nicht mit der Mission der Zuwendungsgeber übereinstimmen. Dieser Prozess verhindert auch, dass Agenturen viel Zeit und Geld aufwenden, um vollständige Vorschläge für Gelder zu erstellen, für die sie entweder nicht qualifiziert sind oder nicht in der Lage sind, sie vollständig zu nutzen.