Zahlungsbelege helfen, einen bestimmten Warenverkehr zu definieren. Sie werden häufig in Import-/Export-Szenarien verwendet. Die Dokumente dienen als Sicherheit für eine Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer.
Die sogenannten Dokumente gegen Zahlung oder D/P sind eine Form der kaufmännischen Absicherung, die oft auf einem Wechseldokument beruht. Der Wechsel legt Parameter für die Verwendung von D/P und den Gesamtverkauf fest. Der Wechsel umfasst in der Regel drei Parteien. Die erste ist die Schublade, der Versender der Ware. Die zweite Partei ist der Bezogene oder Käufer und die dritte ist der Zahlungsempfänger, in vielen Fällen die Bank, die im Namen des Verkäufers handelt.
In einem D/P-Szenario hält die Bank die Eigentumsdokumente für die Waren, bis sie bezahlt sind. Diese Vereinbarung bietet dem Verkäufer zusätzliche Sicherheit, wobei die Bank als effektiver Zwischenhändler für den Handel fungiert. Der Käufer wird häufig einen „Bankscheck“ oder eine ähnliche Zahlungsmethode verwenden, bei der die Zahlung garantiert mit vorhandenen Mitteln bestritten wird.
Trotz der Gestaltung der Dokumente gegen Zahlungsprozess zeigen Experten, dass der Verkäufer noch einige erhebliche Risiken birgt. Einer ist, dass der Käufer Waren erhalten könnte, bevor der Prozess abgeschlossen ist. Ein weiteres sehr häufiges Risiko eines D/P-Setups besteht darin, dass die physische Ware, wenn der Käufer die Zahlung verweigert, immer noch im Zielland stecken bleibt und der Verkäufer die Rechnung für den Rückversand an den Ursprungsort bezahlt. Eine fehlgeschlagene D/P-Transaktion kann dazu führen, dass der Verkäufer die Vermögenswerte am Zielort auslagern oder verkaufen muss, wo es schwierig sein könnte, einen fairen Marktpreis zu erzielen.
Ungeachtet der damit verbundenen Risiken bietet D/P Verkäufern immer noch eine Möglichkeit, sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern, in dem Sinne, dass der Käufer normalerweise nicht in der Lage ist, die Kontrolle über die Ware zu übernehmen, ohne zu zahlen. Dieser Prozess ähnelt jeder Situation des „Dokuments anstelle der Zahlung“, die bei anderen Arten von Transaktionen und in anderen Bereichen, in denen vertrauenswürdiger Handel erforderlich ist, die Norm sein kann. Zum Beispiel kann ein Fahrzeugtransaktionsprozess eine ähnliche Situation darstellen, in der der tatsächliche Besitz viel weniger mit der physischen Kontrolle des Fahrzeugs zu tun hat als mit dem Namen, der vom Kraftfahrzeugministerium auf dem Fahrzeugtitel verzeichnet ist. Der private Gebrauchtwagenverkauf, bei dem der Autotitel eine Art „Bezahlungsdokument“ ist, profitiert vom zusätzlichen Papierkram in ähnlicher Weise wie ein Exportvertrag von entgeltlichen Dokumenten.