Ein Vermögensregister ist ein Buchhaltungstool, das verwendet wird, um die Vermögenswerte einer Person oder einer Organisation zu verfolgen. Es gibt ein paar verschiedene Stile und Varianten, und das Register wird notwendigerweise unterschiedlich aussehen, abhängig von den Besonderheiten der aufgenommenen Inhalte. Die einfachsten Beispiele sind kaum mehr als Protokolle, die auf Papier oder in einem Notizbuch aufgezeichnet werden können. Anspruchsvollere Register werden elektronisch gespeichert, oft unter Verwendung einer ausgeklügelten Tracking-Software, die Dinge wie Wertschwankungen im Laufe der Zeit und voraussichtliche Steuerverbindlichkeiten berücksichtigen kann. Der gebräuchlichste Registertyp ist wahrscheinlich ein Anlagevermögensregister (FAR), das nur Anlagevermögen erfasst. Eine Alternative ist ein „aktuelles“ Register, das flüssigere Vermögenswerte wie Bargeld, das regelmäßiger ein- und ausgeht, verfolgt.
Anlagevermögen verstehen
Anlagevermögen werden im Allgemeinen als Vermögenswerte definiert, die nicht einfach in Bargeld umgewandelt werden können. Grundstücke, Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge sind einige der häufigsten Beispiele. Auch geistiges Eigentum ist in der Regel enthalten; dies bezieht sich auf Vermögenswerte, die nicht greifbar sind, einschließlich Patente, Urheberrechte, Marken und Firmenwerte. Während ein aktuelles Register Artikel wie Vorräte, vorausbezahlte Vermögenswerte und Barmittel enthalten würde, werden nur Vermögenswerte, die ein Standardbestandteil der Abschreibungsaktivitäten einer Organisation sind, in eine FAR aufgenommen.
Hauptzweck
Einer der wichtigsten Zwecke eines Vermögensregisters besteht darin, die Aufzeichnungen zu vereinfachen. Das Dokument wird zu einer Referenz für Geschäftszwecke und zur Anlagenverfolgung und kann auch für Abschreibungszwecke verwendet werden. Wenn Organisationen die Abschreibung für Anlagegüter berechnen, wird das Register aktualisiert. Es bietet eine vollständige Auflistung aller Vermögenswerte an einem Ort, die Buchhaltern eine einfache Möglichkeit bietet, Informationen zu den Vermögenswerten und ihren Werten zu finden.
Register sind auch besonders hilfreich, wenn ein Unternehmen die Abschreibung berechnet. Dies ist ein Standardbestandteil der Rechnungslegung, bei dem ein Teil des Wertes jedes Vermögenswerts für einen bestimmten Zeitraum als Aufwand erfasst wird. Die Abschreibung wird aus steuerlichen und versicherungstechnischen Gründen in der Regel jährlich berechnet. Ein FAR enthält den Namen jedes Vermögenswerts und den Buchwert des Vermögenswerts. In der Buchhaltung ist der „Buchwert“ eines Vermögenswerts der ursprüngliche Wert des Vermögenswerts abzüglich des gesamten abgeschriebenen Betrags.
Asset-Tracking und Inventar
Viele Unternehmen verwenden Register, um Assets über mehrere Abteilungen und Abteilungen hinweg zu verfolgen. Unternehmen führen gelegentlich eine Bestandsaufnahme durch, um die Existenz aller Vermögenswerte zu überprüfen und eine Masterliste darüber zu führen, was und wo aufbewahrt wird. Idealerweise sollte das Register dann alle Vermögenswerte des Unternehmens enthalten. In den meisten Fällen ordnet ein Mitarbeiter jeden Eintrag im Register dem tatsächlichen Vermögenswert zu.
Nützlichkeit für das Auditing
Wirtschaftsprüfer verwenden diese Register auch im Rahmen von Standardprüfungsverfahren. In Organisationen ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Register absolut korrekt ist. Wirtschaftsprüfer überprüfen die Existenz von Vermögenswerten mit stichprobenartigen Methoden. In diesem Fall wählt der Prüfer einen Vermögenswert aus der Liste aus und inspiziert den Vermögenswert physisch. Dieser Überprüfungsprozess wird verwendet, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsbücher der Organisation genau sind.
Erstellungsgrundlagen
Bei der anfänglichen Erstellung von Registern verwenden Organisationen in der Regel einen systematischen Ansatz, bei dem die Vermögenswerte in alphabetischer Reihenfolge oder möglicherweise nach Standort aufgelistet sind. Welche Methode auch immer gewählt wird, oft ist ein Etikettiersystem erforderlich. Dies besteht darin, Assets mit leicht lesbaren Zahlen zu kennzeichnen. Diese Nummern werden auch im Register aufgeführt, um die Bestimmung des physischen Standorts der Vermögenswerte zu erleichtern. Wenn Unternehmen eine große Anzahl verschiedener Assets besitzen, ist die Kennzeichnung der Assets bei den Asset-Überprüfungsprozessen von entscheidender Bedeutung.
Die meisten Unternehmen verwenden ein Softwareprogramm, das speziell für die Verfolgung von Assets entwickelt wurde. Ein Softwareprogramm hilft bei der Organisation der Anlagenliste und wurde speziell entwickelt, um Buchhaltern die Möglichkeit zu geben, jeden Artikel und dessen Wert zu verfolgen. Andere Organisationen verfolgen Besitztümer über ein Tabellenkalkulationsprogramm oder eine Vermögensregistervorlage.