La mayoría de las empresas requieren una pequeña cantidad de efectivo disponible para ciertos gastos, como suministros de oficina y similares. Esto generalmente se llama efectivo menor, y la palabra mezquino es una corrupción de pronunciación del petit francés, que significa poco o poco. La mayoría de las pequeñas empresas tienen un fondo de caja menor de alrededor de $ 100 dólares estadounidenses (USD). Los negocios más grandes, especialmente aquellos que tienen numerosos departamentos, pueden tener una cantidad significativa de este efectivo en poder de varios custodios.
Los dueños de negocios podrían pensar que difícilmente sería necesario que las empresas modernas tengan un suministro de efectivo menor, ya que es muy fácil usar cosas como cajeros automáticos o tarjetas de crédito. Sin embargo, la ventaja del efectivo es que cualquier empleado puede usarlo, mientras que las tarjetas de empresa tienden a limitarse a unos pocos usuarios como máximo. El dinero en efectivo ahorra la necesidad de dar acceso a más empleados a las tarjetas de crédito y maximiza la cantidad de empleados que pueden ser empleados para hacer un recado y obtener algo pequeño para el negocio.
Al igual que con cualquier gasto comercial, el efectivo debe ser rastreado cuidadosamente. Cuando los empleados lo usan, deben presentar recibos de sus compras. Muchos dueños de negocios o custodios de efectivo también deben mantener un libro de registro de gastos. Alternativamente, a veces los fondos se registran a través de un sistema de cupones. Las personas pueden hacer pequeñas compras con su propio dinero y recibir un reembolso completando un cupón. Cada cupón es una forma de rastrear los gastos para asegurarse de que sumen.
El negocio de asegurarse de que el efectivo se acumula es muy importante. No rastrear dónde va el efectivo puede conducir fácilmente a abusos. Por lo general, las empresas deben asegurarse de que la cantidad de recibos o comprobantes más el efectivo siempre sea igual a la cantidad total de efectivo menor permitida. A medida que los comprobantes o recibos comienzan a aumentar y el efectivo disminuye, la empresa repone el monto en efectivo y se asegura de que todos los gastos se hayan registrado debidamente según el método contable utilizado por la empresa.
Otra cosa importante es asegurarse de que el efectivo se almacene en un lugar seguro. El efectivo obviamente no es seguro cuando se deja en un lugar abierto, y debe guardarse en una caja fuerte, una caja de efectivo o algo así como un cajón cerrado. Por lo general, una persona tiene acceso a él y se llama custodio. En algunos negocios, como las tiendas minoristas, hay una cantidad significativa de efectivo disponible en los registros. Es posible que se conserve el dinero en efectivo en el registro, o el empleador podría simplemente usar los fondos del registro para pequeños gastos, dejando comprobantes o recibos que permitirán a cualquier persona equilibrar los fondos del registro de manera uniforme cuando la tienda o el registro cierren.
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