El registro de proveedores es el proceso de recopilar información clave de proveedores externos de bienes y servicios e ingresar esa información en un sistema para administrar la relación. El sistema de registro utilizado es típicamente electrónico o basado en Internet, pero puede manejarse a través de un proceso en papel. El registro se utiliza como requisito de umbral para separar a los proveedores que son proveedores elegibles y los que no lo son.
Las empresas, instituciones y gobiernos utilizan proveedores externos para suministrar los bienes y servicios necesarios que respaldan las operaciones o la producción. Los proveedores son un eslabón integral en la cadena de suministro y requieren gestión. Como parte externa, un proveedor debe ser examinado para establecer calificaciones y experiencia antes de que pueda ser considerado un proveedor confiable.
Cada cliente potencial tiene sus propios estándares operativos que impulsan el proceso de calificación del proveedor. Algunos clientes pueden manejar información confidencial o interactuar con clientes de alto perfil. Otros clientes pueden tratar con poblaciones vulnerables que requieren licencia o autorización de antecedentes. Los proveedores deben cumplir con los estándares establecidos por el cliente o la industria del cliente, y la adherencia a los estándares a menudo debe gestionarse en el transcurso de la relación.
El registro es uno de los primeros pasos en la gestión de proveedores. Requiere que cualquier proveedor que desee proporcionar bienes o servicios proporcione una lista estándar de información. Esta información se examina para verificar la integridad y el cumplimiento de los requisitos y se ingresa en un sistema. El sistema se pone a disposición del personal de adquisiciones del cliente u otros empleados para que sepan qué proveedores están en la lista aprobada para ofertar por las oportunidades.
La mayoría de las principales instituciones y entidades gubernamentales que utilizan una gran cantidad de proveedores tienen un sistema de registro oficial. Las Naciones Unidas y el gobierno de los Estados Unidos, por ejemplo, tienen portales de registro de proveedores basados en Internet. Cualquier persona que desee suministrar bienes o servicios a estas entidades debe registrarse a través del sistema en línea. El proceso de registro permite a estas entidades gestionar su relación con terceros, particularmente en lo que respecta a la comunicación y el cumplimiento.
Un proceso de registro de proveedor típico requerirá la información de contacto del proveedor. En un sistema de registro simple, la información de contacto podría ser todo lo que se necesita. Los sistemas más complejos que han integrado la investigación inicial en el proceso requerirán aportes adicionales. Dicho sistema también solicitará evidencia de las calificaciones del proveedor, incluida la experiencia pasada, educación, licencias y certificaciones, y podría solicitar que se adjunten o envíen pruebas como documentación adicional. Es posible que un proveedor tenga que proporcionar referencias comerciales y firmar electrónicamente varias garantías.
Como beneficio adicional, algunos sistemas de registro de proveedores también permitirán a los proveedores indicar áreas de interés funcional. Algunas entidades importantes tienen oportunidades de proveedores en una amplia gama de áreas operativas. Una selección realizada durante el registro permite al cliente clasificar al proveedor y también facilita la comunicación segmentada. El cliente puede notificar a un subconjunto de proveedores cuando surjan oportunidades apropiadas que cumplan con su área de especialidad.