Un sistema de gestión de activos es un conjunto de procedimientos utilizados para administrar todos los activos de una empresa o un individuo. Estos activos pueden incluir activos físicos y digitales. El sistema de gestión de activos debe gestionar y mantener los detalles de cada activo, incluida su selección, mantenimiento, inspección, protección y renovación. Estos sistemas son de mayor utilidad cuando una empresa tiene activos que tienen una vida útil corta y que se deprecian en valor durante la vida útil del activo.
Un sistema puede ser un sistema físico mediante el cual los activos se rastrean con una serie de procesos y se documentan manualmente. El sistema podría estar alojado en una pieza de software que rastrea todos los activos de la compañía electrónicamente. Un sistema de software de gestión de activos permite a la compañía rastrear e informar sobre todos los activos de su compañía desde una ubicación en lugar de recopilar la información de múltiples ubicaciones.
Un sistema de gestión de activos mantiene un registro de cada uno de los activos ingresados en el sistema por la empresa. El sistema de gestión de activos puede contener la información sobre los cronogramas de servicio de activos, los registros de mantenimiento, el valor actual del activo y un cronograma para el reemplazo de activos. Dentro del paquete de software, se pueden establecer ciertos informes o disparadores para ayudar a mantener los ciclos regulares de mantenimiento y reemplazo.
El sistema de gestión de activos es tan bueno como la información que contiene. Es imperativo que la empresa ponga buena información sobre sus activos en el sistema. Esta información también debe mantenerse regularmente y actualizarse con cualquier cambio en los activos de la compañía. Si la información no se mantiene adecuadamente, la compañía no tendrá un buen valor para sus activos comerciales en sus libros.
La gestión de la información de activos digitales en el sistema de gestión de activos ayudará a la empresa en caso de una auditoría o catástrofe o en una demanda. Si el sistema de gestión de activos incluye no solo la información sobre una computadora específica sino también el software instalado en esa computadora, entonces, durante cualquier proceso de descubrimiento, será mucho más fácil para la compañía responder a solicitudes específicas. En el caso de una catástrofe, como un incendio o una computadora que falla, la compañía podrá reemplazar la computadora de un empleado específico mucho más rápidamente con información precisa de los activos.
La elección entre un sistema de gestión de activos basado en software o físico es uno que debe hacer cada empresa o individuo con activos. En general, cuantos más activos tenga que administrar, más probabilidades hay de elegir un sistema digital. Sin embargo, un buen sistema de gestión de activos físicos que pueda ser mantenido por cada ubicación podría ser mejor para algunas empresas.