Un sistema de gesti?n de activos es un conjunto de procedimientos utilizados para administrar todos los activos de una empresa o un individuo. Estos activos pueden incluir activos f?sicos y digitales. El sistema de gesti?n de activos debe gestionar y mantener los detalles de cada activo, incluida su selecci?n, mantenimiento, inspecci?n, protecci?n y renovaci?n. Estos sistemas son de mayor utilidad cuando una empresa tiene activos que tienen una vida ?til corta y que se deprecian en valor durante la vida ?til del activo.
Un sistema puede ser un sistema f?sico mediante el cual los activos se rastrean con una serie de procesos y se documentan manualmente. El sistema podr?a estar alojado en una pieza de software que rastrea todos los activos de la compa??a electr?nicamente. Un sistema de software de gesti?n de activos permite a la compa??a rastrear e informar sobre todos los activos de su compa??a desde una ubicaci?n en lugar de recopilar la informaci?n de m?ltiples ubicaciones.
Un sistema de gesti?n de activos mantiene un registro de cada uno de los activos ingresados ??en el sistema por la empresa. El sistema de gesti?n de activos puede contener la informaci?n sobre los cronogramas de servicio de activos, los registros de mantenimiento, el valor actual del activo y un cronograma para el reemplazo de activos. Dentro del paquete de software, se pueden establecer ciertos informes o disparadores para ayudar a mantener los ciclos regulares de mantenimiento y reemplazo.
El sistema de gesti?n de activos es tan bueno como la informaci?n que contiene. Es imperativo que la empresa ponga buena informaci?n sobre sus activos en el sistema. Esta informaci?n tambi?n debe mantenerse regularmente y actualizarse con cualquier cambio en los activos de la compa??a. Si la informaci?n no se mantiene adecuadamente, la compa??a no tendr? un buen valor para sus activos comerciales en sus libros.
La gesti?n de la informaci?n de activos digitales en el sistema de gesti?n de activos ayudar? a la empresa en caso de una auditor?a o cat?strofe o en una demanda. Si el sistema de gesti?n de activos incluye no solo la informaci?n sobre una computadora espec?fica sino tambi?n el software instalado en esa computadora, entonces, durante cualquier proceso de descubrimiento, ser? mucho m?s f?cil para la compa??a responder a solicitudes espec?ficas. En el caso de una cat?strofe, como un incendio o una computadora que falla, la compa??a podr? reemplazar la computadora de un empleado espec?fico mucho m?s r?pidamente con informaci?n precisa de los activos.
La elecci?n entre un sistema de gesti?n de activos basado en software o f?sico es uno que debe hacer cada empresa o individuo con activos. En general, cuantos m?s activos tenga que administrar, m?s probabilidades hay de elegir un sistema digital. Sin embargo, un buen sistema de gesti?n de activos f?sicos que pueda ser mantenido por cada ubicaci?n podr?a ser mejor para algunas empresas.