La tarjeta de crédito de una empresa se puede definir de varias maneras. Puede ser una tarjeta disponible para todos los miembros de la empresa, especialmente las pequeñas empresas. Estas tarjetas se pueden utilizar como el principal medio para comprar cosas en el día a día. Alternativamente, una empresa puede emitir una tarjeta de crédito a algunos empleados, especialmente a aquellos que deben viajar por negocios y deben pagar los gastos cubiertos por el negocio en el camino.
El negocio es responsable de pagar las facturas de ambos tipos de tarjetas de crédito de la compañía, siempre que su uso sea estrictamente para gastos comerciales aprobados. Esto puede crear algunos problemas y las personas deben prestar atención para mantener recibos y registros cuidadosos cuando usan las tarjetas. Un empleado puede ser responsable de los cargos que no son realmente gastos comerciales, y la compra de cosas en la tarjeta que realmente no están relacionadas con el negocio puede causar, en algunos casos, la terminación de un trabajo.
Es cierto que algunos empleados abusarán de una tarjeta de crédito de la empresa, pero con los avances en las declaraciones detalladas, es probable que esto se descubra rápidamente. A veces se produce abuso accidental. Cuando las personas están acostumbradas a pagar cosas con tarjetas, es muy fácil pagar cosas con la tarjeta incorrecta. Si un empleado nota una compra accidental con la tarjeta de crédito de la compañía, debe informar a los empleadores de inmediato y estar preparado para compensar a la compañía de inmediato.
Un problema más complicado surge cuando los empleados compran cosas que son gastos comerciales legítimos al mismo tiempo que compran cosas para uso personal. Una vez más, el mantenimiento detallado de los recibos es la clave para asegurarse de que la empresa no compre cosas ajenas a su negocio. Una forma de evitar esto es solicitar transacciones separadas al realizar una compra que incluye gastos comerciales y personales, y luego usar la tarjeta de crédito de la compañía y una tarjeta personal para pagar estas transacciones.
A veces, las personas que tienen una tarjeta de crédito de la empresa emitida a su nombre, se preguntan si pueden aprovechar los beneficios ofrecidos con la tarjeta, como millas de viajero frecuente. La decisión de permitir que el empleado use beneficios o puntos de regalo debe ser del empleador. Cuando esto no está claro, los empleados deben verificar con su empleador antes de usar cualquier beneficio. Es posible que la compañía quiera acumular estos para dar obsequios a los empleados o ahorrar dinero en viajes aéreos.
Una forma de evitar el uso de una tarjeta de crédito de la empresa es crear un método de reembolso para los gastos comerciales realizados por los empleados. Esto también implica que los empleados entreguen los recibos, pero les da a las empresas menos capacidad para investigar los cargos. Muchos encuentran que una tarjeta de crédito de la empresa ofrece una mayor comodidad que el método de recibo / reembolso. Otra ventaja de las tarjetas de crédito sobre el método de recibo / reembolso es que los empleados con poco efectivo o crédito personal disponible no serán colocados en una situación embarazosa en la que no puedan cubrir gastos comerciales legítimos.
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