I lavori del responsabile delle proposte in genere comportano la supervisione del processo di preparazione e presentazione di un piano scritto per fornire servizi di progetto. Gran parte delle responsabilità relative ai lavori del responsabile della proposta comprendono la revisione dei requisiti del progetto, la scrittura e l’assemblaggio del team di preparazione della proposta. Man mano che il processo avanza, i lavori di gestione delle proposte possono comportare anche incontri di facilitazione e revisioni post-proposta.
In genere, i responsabili delle proposte possono lavorare in una varietà di impostazioni in cui le organizzazioni fanno offerte per servizi a noleggio. Le organizzazioni senza scopo di lucro potrebbero aver bisogno di responsabili delle proposte per fare offerte per contratti o sovvenzioni governative. Le organizzazioni del settore privato di solito assumono gestori di proposte per fare offerte anche per progetti per il governo e altre imprese private.
Una persona in questo ruolo può condurre una revisione dei requisiti della proposta, concentrandosi su aspetti quali formato, lunghezza e dettagli di supporto. Una revisione dei requisiti potrebbe aiutare a determinare la fattibilità del completamento della proposta. La comprensione dei requisiti della proposta di solito apre la strada a un responsabile della proposta per assemblare il team necessario per svolgere ogni compito.
In generale, le proposte vengono completate in uno dei due formati, a seconda dei criteri stabiliti dal richiedente della proposta di progetto. Alcuni richiedenti potrebbero richiedere un documento dettagliato che spieghi come l’organizzazione può adempiere a determinate responsabilità del progetto. Altri potrebbero preferire una breve presentazione di alto livello che enfatizzi aspetti importanti e risponda a domande sulle capacità dell’organizzazione. Altri ancora potrebbero aspettarsi sia un documento scritto dettagliato sia una presentazione di alto livello.
In entrambi i casi, i lavori di gestione proposte sono in genere responsabili di garantire che l’organizzazione possa completare i requisiti per l’invio del piano. Molte volte, ciò richiede la definizione delle pietre miliari della proposta per rispettare le scadenze di presentazione. Non solo una responsabile della proposta deve prendere questa decisione, ma deve anche proteggere le risorse necessarie.
Le risorse per completare un progetto di proposta possono includere un team e risorse finanziarie. Il team del progetto può essere composto da dipendenti incaricati di svolgere attività di ricerca e redazione della proposta. Le risorse finanziarie spesso comprendono i costi per l’organizzazione per l’adempimento degli obblighi del progetto.
Sebbene un responsabile della proposta possa delegare la maggior parte del lavoro, la responsabilità ultima spetta a lei per il risultato. Questo di solito richiede capacità di leadership per mantenere il team in linea con compiti, traguardi e scadenze. Può modificare i materiali inviati dai membri del team per supportare la proposta, come un budget finanziario e dettagli scritti. Inoltre, in genere supervisiona l’attività quotidiana per determinare se eventuali attività sono in ritardo.
Il lavoro relativo ai lavori del gestore proposte di solito non termina con l’invio. Se il richiedente accetta l’offerta dell’organizzazione, alcuni responsabili della proposta possono condurre sessioni di negoziazione del contratto. Inoltre, i responsabili delle proposte possono anche tenere briefing con il personale responsabile dell’attuazione dei requisiti del progetto. Indipendentemente dal fatto che l’offerta sia accettata, la maggior parte dei gestori di proposte organizza anche riunioni di revisione post-processo per determinare le carenze di efficienza.