I lavori di segreteria per tirocinanti sono disponibili in quasi tutti i tipi di attività e organizzazioni, nonché con molte agenzie governative locali e nazionali. I segretari devono essere competenti in una varietà di compiti, dalla creazione di report e pianificazione di eventi alla disinnescazione di situazioni di lavoro instabili. Molte competenze di segreteria vengono affinate e perfezionate nel tempo attraverso l’esperienza pratica, quindi molti lavori di segretaria per tirocinanti offrono un’esperienza nel mondo reale ai futuri segretari.
Le competenze telefoniche sono fondamentali per tutto il personale che lavora per un’azienda o un’organizzazione, ma soprattutto per i segretari a causa del frequente contatto con clienti, clienti e colleghi. Molti lavori di segreteria per tirocinanti includono compiti di centralino, in cui il tirocinante trascorrerà la maggior parte della giornata lavorativa a rispondere a telefoni, a rispondere a domande e a interagire con i clienti. Man mano che il tirocinante apprende il sistema telefonico, i dipendenti e i prodotti dell’azienda, gli possono essere gradualmente assegnati compiti aggiuntivi da padroneggiare. In caso di successo, il tirocinante può essere gradualmente svegliato dal centralino e posto in una posizione più avanzata.
I compiti di receptionist, come ad esempio salutare i clienti, programmare appuntamenti e prendere messaggi, sono compiti tipici affidati a un segretario in formazione. Queste competenze di base sono fondamentali per diventare un segretario di successo. La dattilografia è spesso una parte importante dei lavori di segreteria e i lavori di segreteria per tirocinanti sono spesso carichi di una varietà di compiti di battitura. Un tirocinante può unirsi a una società o società ed essere uno dei tanti tirocinanti in un pool di dattilografi. L’archiviazione è un’altra attività d’ufficio che spesso ricade sui tirocinanti da svolgere.
Alcuni lavori di segreteria per tirocinanti possono portare rapidamente alla promozione. Si tratta in genere di posizioni di tirocinante che lavorano sotto un segretario stabilito che si sta preparando a lasciare l’azienda o accettare una promozione. Poiché i segretari sono una componente cruciale della forza lavoro, una promozione è spesso subordinata alla formazione riuscita di un sostituto. I posti di lavoro per tirocinanti che lavorano per un segretario uscente sono spesso preferiti, in quanto il formatore può condividere le conoscenze che ha appreso al fine di padroneggiare i doveri e le competenze necessarie per avere successo nel ruolo.
Molti segretari legali iniziano la loro carriera in posti di segretario di tirocinio. Ciò consente al datore di lavoro di monitorare da vicino il flusso di lavoro e l’efficienza, nonché di valutare il potenziale del tirocinante. Gli ospedali, le aziende manifatturiere e le agenzie assicurative offrono spesso lavori di segreteria per tirocinanti. Diversi dipartimenti all’interno di un’azienda possono anche utilizzare segretari di tirocinio, tra cui risorse umane, vendite e contabilità. Alcune posizioni di tirocinante sono offerte anche nel settore della musica, nelle principali università e con organizzazioni no profit.