Una orden de compra corporativa (PO) es un documento que una corporaci?n env?a a un proveedor de productos o servicios. Establece exactamente qu? se est? comprando ya qu? precio. Despu?s de que el vendedor recibe y acepta la orden de compra, act?a como un contrato entre la corporaci?n y el vendedor. Las ?rdenes de compra corporativas dejan en claro entre ambas partes lo que se espera y cu?nto costar?.
Los pedidos de compra van m?s all? de los m?todos para realizar pedidos. En la mayor?a de las corporaciones, la orden de compra es el primer paso en un proceso contable. La emisi?n de una orden de compra generalmente la realiza el departamento de contabilidad y crear? el registro de cuentas por pagar. Tambi?n crea un dispositivo de seguimiento para pedidos pendientes. En las corporaciones que realizan cientos o miles de compras mensuales, esto se convierte en un mecanismo de seguimiento indispensable.
Desde la perspectiva del proveedor, una orden de compra corporativa proporciona claridad y un mecanismo contable. La recepci?n de una orden de compra corporativa no solo le da al vendedor un contrato por escrito con el comprador, sino que tambi?n se convierte en el primer paso para crear un registro de cuentas por cobrar. Estas ?rdenes de compra son importantes cuando se trata de obtener financiamiento o pr?stamos comerciales, ya que el proveedor documenta cu?nto dinero ingresar? a la empresa y cu?ndo se espera recibirlo.
Los elementos t?picos de una orden de compra corporativa incluyen la fecha; un n?mero de pedido; el nombre, la direcci?n y la informaci?n telef?nica de ambas partes; y una descripci?n de los bienes y servicios con precios y totales. Tanto para el comprador como para el vendedor, el n?mero de pedido se convierte en el principal mecanismo de seguimiento para todos los pedidos realizados entre los dos.
Una variaci?n de la orden de compra corporativa es una orden permanente que crea una orden durante un per?odo de tiempo. Esto permite descuentos por cantidad para productos o servicios que no tienen que ser entregados de una vez. Estos tipos de PO generalmente son para productos o servicios que se entregan peri?dicamente durante el transcurso de un a?o. Por ejemplo, se podr?a emitir una orden de compra para la entrega mensual de suministros de papel o el mantenimiento trimestral de una unidad de aire acondicionado.
Para las corporaciones m?s peque?as, crear un proceso de orden de compra puede parecer una exageraci?n, pero despu?s de que se haya ejecutado correctamente, se ahorra tiempo y dinero. Proporciona a compradores y vendedores un n?mero de pedido que facilita el seguimiento de pedidos. Tambi?n crea un documento legal entre ambas partes que garantiza al comprador el precio negociado y le da al vendedor un documento que legalmente le da derecho a los fondos adeudados.
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