Para elegir la mejor plantilla de orden de compra, se deben considerar las necesidades informativas de todas las partes que utilizarán o se referirán a la orden de compra. En algunos casos, una empresa o un propietario único podrá descargar una plantilla de orden de compra básica que satisfará las necesidades de todas las partes que entrarán en contacto con el documento. En otros casos, una plantilla de orden de compra puede tener que modificarse desde su forma básica o crearse desde cero para satisfacer las necesidades únicas de la compañía que genera las órdenes de compra, así como las partes que recibirán o procesarán la orden de compra. Si la orden de compra requiere información muy detallada sobre los artículos que se están comprando, incluidos elementos como diagramas u otra información de respaldo similar, la plantilla de orden de compra puede tener que modificarse para dejar espacio para esta información.
Hay algunas piezas básicas de información que deben estar presentes en cada plantilla de orden de compra. Primero, debe haber al menos dos direcciones en la plantilla de orden de compra: la dirección de la oficina que administra las órdenes de compra y la dirección de la empresa u organización a la que se envía la orden de compra. Si los artículos que se están comprando deben enviarse a una dirección que no sea la dirección de la oficina, esa dirección también debe anotarse bajo el título “Enviar a”. Otra información importante para incluir en una orden de compra es el nombre y la información de contacto de la persona que realiza la orden de compra, la fecha de la orden de compra, información detallada sobre los artículos que se compran y el monto total en dólares de la orden. También es común que las empresas usen números de orden de compra para rastrear sus órdenes de compra, por lo que también debe haber un espacio para esta información.
También es común que una plantilla de orden de compra incluya un espacio para la firma del comprador. Algunas plantillas también incluyen una sección para notas. Finalmente, algunas plantillas de orden de compra también incluyen un lugar para la fecha de finalización de la orden. Si los artículos en la orden de compra deben entregarse en una fecha determinada, o dentro de una fecha límite determinada, puede haber un espacio para esto en una plantilla de orden de compra. Una vez que una empresa u organización ha estado utilizando las órdenes de compra durante un tiempo, pueden comenzar a modificar su plantilla hasta que descubran qué funciona mejor.
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