Un libro de recibos puede referirse a dos cosas diferentes. El primero es un libro en el que un minorista escribirá recibos de compras que los clientes realicen; son comunes en tiendas más pequeñas, a menudo se encuentran en tiendas de antigüedades o consignación, por ejemplo. El recibo se arranca y se entrega al cliente como un registro de compra. El segundo tipo de libreta de recibos es un tipo de carpeta de archivos que se utiliza para organizar y almacenar recibos recaudados durante todo el año a efectos fiscales. Aunque la primera definición es más común, ambas pueden usarse según la situación.
Muchas empresas usan un libro de recibos escrito a mano si los precios de los artículos cambian constantemente, o si no tienen los fondos para configurar un sistema informático con recibos impresos. Al elegir un libro de recibos como este, muchas personas encuentran que prefieren elegir un libro que proporcione copias de cada recibo. Esto ayuda a reducir la frecuencia de errores, ya que los empleados solo necesitarán escribir el precio y el impuesto una vez, en lugar de hacerlo en dos ubicaciones diferentes, lo que aumenta la probabilidad de que se cometa un error de transposición. Los libros de recibos con copia al carbón tienden a costar un poco más que un libro estándar, pero pueden valer el precio adicional.
Otra consideración es si obtener o no un libro de recibos personalizado. En general, estos simplemente presentan el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa preimpresa en la parte superior de la página, así como un número de factura, si corresponde, de la misma manera que lo haría con un cheque bancario. Aunque estos tendrán un costo adicional, a menudo se ven mucho más profesionales que un recibo en blanco sin el nombre de la empresa. También ayuda a aumentar la probabilidad de que un cliente llame con preguntas o vuelva a visitar la tienda si necesita comprar algo más, ya que tiene el recibo como referencia.
El otro tipo de libreta de recibos, una carpeta de archivos de almacenamiento y un cuaderno para guardar los recibos, puede ser una herramienta muy útil en el momento de los impuestos. Esto es especialmente cierto para las personas que trabajan por cuenta propia que necesitan justificar los gastos, o para las personas que detallan las deducciones. Es mejor elegir un libro de recibos con una cantidad de carpetas diferentes para almacenar recibos de diferentes tipos, como gastos de vehículos o compras en la oficina. Un libro que permita anotaciones explicativas breves también podría ser útil para las personas que podrían olvidar para qué fue una compra o para realizar una gran cantidad de compras deducibles durante todo el año.
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