Un responsabile del miglioramento dei processi è in genere responsabile dell’identificazione delle aree delle operazioni di un’azienda che devono essere migliorate. È tenuto a raccogliere e analizzare i dati relativi ai processi attuali e ai sistemi informatici. I responsabili del miglioramento dei processi guidano anche, sviluppano e implementano i cambiamenti di processo all’interno dell’azienda che li aiutano a diventare più allineati con gli obiettivi strategici.
Una delle maggiori responsabilità di un manager per il miglioramento dei processi è trovare carenze nel modo in cui un’azienda opera. La comunicazione tra dipartimenti interdipendenti, sistemi informatici aziendali, gestione degli ordini e delle scorte, controllo della qualità e pratiche di assunzione può operare nell’ambito di processi che non raggiungono gli obiettivi prestazionali desiderati dall’azienda. I clienti possono trovare alcune procedure ingombranti e obsolete oppure i dipendenti possono avere difficoltà a svolgere determinate attività in modo efficiente e preciso.
Il responsabile del miglioramento dei processi trascorre il tempo osservando le pratiche aziendali attuali e raccoglie i dati relativi ai risultati delle prestazioni. Quindi analizza tali osservazioni e dati per determinare cosa potrebbe causare una carenza tra prestazioni effettive e desiderate. Parte dell’essere un manager per il miglioramento dei processi può comportare l’organizzazione di team per eseguire alcune delle osservazioni e la raccolta di dati, poiché è spesso difficile farlo solo per una persona.
La progettazione di nuovi piani di processo e strategie di miglioramento è un’altra responsabilità tipica di un responsabile del miglioramento dei processi. Una volta identificati gli spazi vuoti, il manager è solitamente coinvolto nell’ottenere feedback su quali miglioramenti potrebbero essere necessari. Alcuni di questi feedback provengono da clienti e dipendenti interni coinvolti nell’attuazione delle pratiche attuali. Il gestore può formulare raccomandazioni basate sulla propria esperienza e conoscenza delle migliori pratiche relative a determinati processi.
La maggior parte dei responsabili del miglioramento dei processi sono responsabili dei principali team di miglioramento che assistono nell’implementazione di nuove raccomandazioni. Il responsabile sarà in genere responsabile di guidare la formazione e l’educazione correlate a qualsiasi nuovo processo aziendale. Sebbene non possa insegnare personalmente ai singoli dipendenti di prima linea, il manager dovrà probabilmente istruire i supervisori e i dirigenti sulle nuove raccomandazioni e sostenere i motivi dell’implementazione.
L’implementazione di un certo numero di nuovi progetti è un tipico requisito di lavoro per un responsabile del miglioramento dei processi. Alcune aziende potrebbero richiedere un solo progetto all’anno, mentre altre ne richiedono almeno 3-4. Questi progetti potrebbero incentrarsi sul miglioramento dell’efficienza, sulla riduzione dei costi di produzione, sull’aumento dei livelli di qualità o sull’aumento della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti. L’obiettivo principale di qualsiasi progetto implementato dal gestore è garantire il raggiungimento o il superamento degli obiettivi strategici dell’azienda.