I tirocinanti del personale sono dipendenti entry-level che ricevono una formazione sul posto di lavoro prima di passare a posizioni permanenti di impiegato. Come un impiegato affermato, un tirocinante del personale paga i salari dei dipendenti e fa le detrazioni necessarie per coprire le tasse e altri costi. I tirocinanti lavorano normalmente sotto la diretta supervisione di impiegati esperti o manager di dipartimento.
In genere, un tirocinante del libro paga deve essersi diplomato al liceo, ma la maggior parte delle aziende non si aspettano che i tirocinanti abbiano un diploma universitario poiché i lavori di impiegato sono normalmente posizioni di livello base. Ai tirocinanti viene mostrato come leggere i time card dei dipendenti che includono informazioni quali le ore di lavoro dei dipendenti. Le leggi sul lavoro in alcuni paesi impongono ai datori di lavoro di pagare denaro extra o nel tempo a dipendenti le cui ore di lavoro settimanali superano determinati massimi. Le imprese utilizzano i codici delle buste paga per distinguere le normali ore di lavoro da quelle di tempo, ferie e ore di malattia. Durante il periodo iniziale di orientamento, ai tirocinanti vengono insegnati i diversi codici di gestione stipendi e come inserire informazioni nei sistemi di gestione stipendi e nel software.
In molti paesi, i datori di lavoro sono tenuti a trattenere le imposte sui salari dei dipendenti e gli impiegati del personale e i tirocinanti sono responsabili del calcolo di tali ritenute obbligatorie. Gli impiegati calcolano i salari annuali dei dipendenti e utilizzano una matrice di aliquote fiscali per determinare l’importo dell’imposta che ogni dipendente deve pagare. Pertanto, un tirocinante del libro paga deve avere buone capacità matematiche e un occhio per i dettagli. Inoltre, i lavoratori di alcune nazioni sono in grado di versare contributi al lordo delle imposte ai conti pensionistici e sanitari, nel qual caso gli impiegati e i tirocinanti devono detrarre il denaro dagli stipendi e prendere accordi per depositare il denaro nei conti appropriati.
Occasionalmente, i dirigenti e i dipendenti dei dipartimenti commettono errori durante l’immissione delle informazioni sui salari e un tirocinante sui salari deve verificare la correttezza dei time card prima di elaborare i pagamenti. I tirocinanti devono spesso contattare i dipendenti per risolvere i problemi relativi a tali errori, il che significa che i tirocinanti devono avere buone capacità amministrative e interpersonali. Le leggi in molte nazioni richiedono ai datori di lavoro di conservare le informazioni sui salari per diversi anni e ai tirocinanti viene spesso assegnato il compito di archiviare i documenti sui salari.
Su base giornaliera, un tirocinante del personale è responsabile per lo stesso tipo di compiti e responsabilità di un dipendente del dipartimento del personale permanente. Mentre gli impiegati del personale sono generalmente responsabili del proprio lavoro, il lavoro di un tirocinante del personale è normalmente ispezionato da un supervisore prima che i salari vengano elaborati. Inoltre, i tirocinanti devono spesso completare test su vari aspetti del loro lavoro prima di poter iniziare a gestire compiti più complessi. I tirocinanti che commettono errori minimi possono finalmente lavorare senza supervisione diretta. Quando ciò si verifica, il processo di formazione termina in genere e i tirocinanti diventano impiegati del personale a tutti gli effetti.