La condivisione del guadagno si verifica quando ai dipendenti vengono offerti incentivi, come i bonus, per partecipare alla ricerca di nuovi modi per risparmiare sui costi. Questo sistema di gestione può promuovere uno spirito di cooperazione e solidarietà mostrando ai dipendenti che le loro opinioni e idee vengono ascoltate e apprezzate dalla direzione. Gainsharing riconosce i dipendenti come preziosi non solo per il lavoro che svolgono, ma anche in termini di come il loro contributo può informare misure efficaci di riduzione dei costi.
Una caratteristica importante dei piani di condivisione del guadagno è l’apertura di nuovi canali di comunicazione – come comitati dei dipendenti, scatole di suggerimenti o semplicemente una politica a porte aperte – per aiutare le buone idee a raggiungere i membri della direzione. Ad esempio, forse un dipendente di un’impresa di pulizie utilizza due sacchetti di immondizia anziché uno perché quelli acquistati dalla direzione non hanno abbastanza peso. Se acquistare sacchetti più robusti sarebbe meno costoso rispetto al doppio di quelli più deboli, ma l’addetto alle pulizie ritiene che questa spesa non sia una sua preoccupazione e non riporti il problema, allora l’azienda sta spendendo più denaro di quanto dovrebbe. Con un piano di condivisione del guadagno in atto, il pulitore avrebbe i mezzi per comunicare il problema e capire – attraverso l’esistenza di canali di comunicazione e la promessa di una ricompensa monetaria – che le sue opinioni sono molto apprezzate.
In gainsharing, il termine “guadagno” è sinonimo di risparmio. I dipendenti guadagneranno tanto quanto inizialmente aiutano l’organizzazione a risparmiare sui costi. La condivisione del guadagno si basa sul confronto dei dati storici con i costi attuali, quindi è importante notare che è necessario apportare nuovi guadagni affinché i dipendenti possano ricevere un bonus o altri benefici. A volte è erroneamente confuso con la partecipazione agli utili, un altro strumento di sviluppo organizzativo che è simile in termini di offerta di incentivi ma distinto nel suo obiettivo. Il guadagno premia i dipendenti per il miglioramento della produttività; la partecipazione agli utili premia una maggiore redditività.
Esistono tre tipi principali di piani di condivisione del guadagno, distinguibili in termini di formule che utilizzano per calcolare guadagno e produttività. Il primo ad essere documentato, e ancora il più ampiamente applicato, si chiama Scanlon Plan. Questa formula contrasta i costi del lavoro con il valore della produzione; il valore della produzione, in questo caso, si basa sulle vendite totali. Il piano Rucker prende in considerazione il costo delle utenze e dei materiali, nonché della manodopera, nel valutare quanto valore è stato aggiunto a un prodotto in un periodo di tempo. Infine, Improshare, che si riferisce al miglioramento della produttività attraverso la condivisione, misura le ore necessarie per produrre qualcosa rispetto alla quantità prodotta per determinare e premiare il guadagno.
Questi tre modelli rappresentano i piani standard di condivisione del guadagno. Molte aziende creano piani personalizzati per soddisfare meglio le loro esigenze particolari. Ciò che tutti i piani di condivisione del guadagno hanno in comune è l’obiettivo di collegare gli interessi economici dei dipendenti e dei datori di lavoro per creare una cultura del lavoro orientata verso un cambiamento positivo e in cui un miglioramento dei risparmi in termini di prestazioni può avvantaggiare entrambe le parti.