Il controllo di cassa è un processo utilizzato per verificare la natura completa e la registrazione accurata di tutto il contante ricevuto, nonché di eventuali esborsi di cassa che si verificano. Come principio generale della contabilità finanziaria responsabile, questo processo ha luogo in qualsiasi ambiente in cui vengono acquistati e venduti beni e servizi. Pertanto, le imprese, le organizzazioni senza scopo di lucro e le famiglie utilizzano tutti i suoi principi di base.
Per comprendere appieno il controllo di cassa, è utile capire cosa si intende per cassa, quando si tratta di contabilità finanziaria. Oltre a riferirsi a valuta e moneta, questo termine comprende anche forme di scambio finanziario come vaglia, ricevute di carte di credito e assegni. In sostanza, si qualifica qualsiasi tipo di scambio finanziario che può essere negoziato immediatamente per un valore fisso.
Controllo di cassa significa gestire con competenza tutti questi tipi di strumenti finanziari mantenendo un accurato sistema di tracciamento che tiene conto sia della ricezione che dell’erogazione del denaro. La progettazione di questo processo in genere non è difficile e ci sono alcuni elementi di base che verranno incorporati nel processo, indipendentemente dal fatto che la procedura venga utilizzata a casa o in un ufficio o in un ambiente aziendale.
Innanzitutto, tutte le transazioni relative al contante devono essere documentate e registrate immediatamente. Non viene utilizzato il metodo di contabilizzazione per competenza, in cui gli utili e le spese sono rilevati quando sono sostenuti, anziché quando sono ricevuti o pagati. Ogni incasso viene registrato al momento della ricezione, mentre ogni erogazione viene registrata al momento dello svincolo del pagamento. Questa modalità di documentazione richiede solo alcuni modelli di base che registreranno i dati necessari. Per la casa, un conto corrente può essere utilizzato per tenere traccia di tutto il denaro depositato in un conto comune per il bene della casa e il registro del libretto degli assegni può fungere da documento di base che tiene traccia delle transazioni in entrata e in uscita.
Successivamente, procedure solide richiedono che vi siano più, ma limitati, individui che hanno accesso al denaro, il che serve a due scopi. In primo luogo, le persone possono essere ritenute responsabili del modo in cui viene gestito il denaro. In secondo luogo, avere almeno due persone che supervisionano il processo aiuta a garantire che le transazioni importanti possano aver luogo in qualsiasi momento, anche se un individuo non è disponibile per qualche motivo.
Il controllo di cassa richiede anche che i documenti relativi all’attività siano tenuti separati dall’ubicazione fisica del contante. In altre parole, il libro contabile che viene utilizzato per registrare le transazioni in contanti non deve essere conservato in cassaforte con valuta, vaglia e assegni. Questa semplice precauzione aiuta a garantire che il compito di alterare le prove fisiche relative al denaro in mano sia più difficile e quindi riduce al minimo le possibilità di furto.
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