Il software per flussi di lavoro consente a un computer di raggiungere il suo massimo potenziale: svolgere il lavoro per l’utente in modo che possa svolgere altre attività importanti. Questo software è disponibile in molte funzionalità e alcune delle più familiari svolgono alcune delle attività più comuni del computer.
Uno dei vantaggi del software per flussi di lavoro è che può aiutare un utente a risparmiare tempo automatizzando routine e subroutine su cui altrimenti passerebbe del tempo, come l’immissione di dati e il filtraggio della posta elettronica. Il software può essere configurato per elaborare l’immissione dei dati in modo tale da funzionare in background, consentendo all’utente di concentrarsi su altre attività più importanti. Lo stesso vale per il filtro e-mail, il processo di inserimento dei messaggi e-mail in cartelle diverse in base alle istruzioni preinstallate o installate dall’utente.
I rivenditori specializzati in ordini online e/o telefonici da parte dei clienti spesso trovano molto interessante nel software per il flusso di lavoro. Questo tipo di applicazione può automatizzare attività normalmente dispendiose in termini di tempo come l’elaborazione degli ordini, i rimborsi e il monitoraggio della merce. Può essere configurato per gestire tali attività e garantire che tutti i dati arrivino nei posti giusti. Questo è un vantaggio collaterale dell’utilizzo del software: la capacità di evitare errori umani che inevitabilmente si verificano nelle attività aziendali.
Con la crescente popolarità della comunicazione elettronica, sempre più dipendenti inviano e ricevono e-mail, fax e immagini digitali. Gli scanner vengono spesso utilizzati per creare tali file digitali. Il software per flussi di lavoro può aiutare anche in questo caso, automatizzando il processo di scansione e invio. Un utente può configurare il proprio software per eseguire questa operazione designando una cartella Scansione, ad esempio, e indicando al programma di eseguire la scansione di qualsiasi cosa inserita nella cartella e allegare il risultato a un’e-mail. In alcuni casi, un utente può anche numerare i file e designare gli indirizzi e-mail corrispondenti, quindi non deve perdere tempo a indirizzare ogni singola e-mail.
Un altro compito utile svolto da questo tipo di software è la conversione dei file. Uno dei tipi più popolari di conversione dei file in questi giorni è la creazione di file PDF da qualsiasi altro tipo di file. Adobe®, il creatore di pdf, realizza software che consentono proprio questo tipo di automazione; altre applicazioni realizzate da altri sviluppatori offrono lo stesso tipo di funzionalità.