Il software per punti vendita (POS) è un software utilizzato dai rivenditori per calcolare le vendite e azionare il cassetto contanti; è il registratore di cassa informatizzato. Il software per punti vendita somma il totale delle vendite, calcola l’imposta statale sulle vendite, calcola il cambio dall’importo offerto e regola automaticamente i livelli di inventario del negozio per addebitare l’importo dell’inventario venduto.
I pacchetti software per punti vendita possono variare notevolmente in termini di capacità, quindi il rivenditore esperto vorrà valutare la propria situazione e le proprie esigenze prima di prendere una decisione sulla selezione. Le capacità di gestione dell’inventario adatte a una catena multi-negozio sono probabilmente eccessive per un singolo negozio boutique e la cura e l’alimentazione che richiederebbe probabilmente non valgono lo sforzo aggiuntivo.
Come minimo, il tuo sistema di punto vendita dovrebbe gestire le vendite, gestire il database dell’inventario, eseguire uno scanner di codici a barre e consentire la possibilità di interrogare il tuo inventario e il database delle vendite in modo flessibile.
Assicurati che il tuo sistema di punto vendita possa eseguire ricerche nel database dell’inventario non solo sulla descrizione dell’articolo e sullo SKU (unità di stoccaggio – un ID univoco che assegni a tutti gli articoli che trasporti), ma per categoria, fornitore e parole chiave. Senza la funzionalità di ricerca per parole chiave, tutti i dipendenti devono conoscere e ricordare l’esatto SKU per ogni prodotto; una ricerca per parola chiave informa i dipendenti che i fiocchi per i capelli per le bambine, ad esempio, sono inseriti come “fiocchi per capelli per ragazze” e non come “fiocchi per capelli per ragazze”.
L’archiviazione dei dati è economica in questi giorni, quindi il software del punto vendita dovrebbe essere in grado di tracciare e registrare la data e l’ora di ogni vendita effettuata nel tuo negozio. Queste informazioni sono utili per una serie di diverse attività analitiche. Ad esempio, le vendite delle fontane da tavolo stanno rallentando perché sono appena “finite” o perché le loro vendite diminuiscono sempre nei mesi estivi? Gli articoli più inaspettati risultano essere “stagionali” e il software del punto vendita dovrebbe essere in grado di aiutarti a determinare quale sarà la domanda probabile.
Se stai acquistando il tuo primo sistema per punti vendita, è fondamentale che sia in grado di esportare le tue informazioni in un formato universale. Questo è filosoficamente simile all’accordo prematrimoniale: devi pianificare in anticipo il giorno in cui questo sistema non soddisfa più le tue esigenze e vorrai essere in grado di spostare facilmente l’intero inventario e i dati della cronologia delle vendite nel tuo nuovo sistema.
Acquista il tuo sistema di punti vendita da un’azienda che ha una storia ragionevolmente stabile e un futuro previsto; un software orfano che si guasta o inizia a confondere i dati può causare enormi spese impreviste.
Un sistema di punto vendita mal progettato o semplicemente inadatto può essere un grattacapo di gestione quotidiana; uno buono che si adatta bene alla tua attività può essere il tuo “dipendente” più prezioso.