La classificazione dei dati consiste nell’analizzare e categorizzare le risorse di dati di un’organizzazione con l’obiettivo di determinare l’accesso, l’archiviazione e la conservazione appropriati. Si tratta di una disciplina all’interno del più ampio campo della gestione dei dati. Inoltre, fa parte della gestione del ciclo di vita delle informazioni (ILM).
Come parte di ILM, la classificazione dei dati aiuta un’organizzazione a comprendere vari aspetti dei propri dati, tra cui sicurezza, requisiti legali e di conformità, importanza aziendale, esigenze di disponibilità e posizione attuale. Dopo che i vari aspetti dei dati sono stati compresi, è possibile implementare una politica appropriata per la loro sicurezza e conservazione. Il progetto di classificazione dovrebbe essere intrapreso dai proprietari dei processi aziendali e dai rappresentanti legali e di conformità in collaborazione con il dipartimento di tecnologia dell’informazione (IT). Sebbene siano disponibili strumenti software per facilitare la raccolta e l’analisi, il processo di classificazione dei dati è principalmente manuale e può richiedere molto tempo.
I dati sono considerati di due tipi: strutturati o non strutturati. I dati strutturati si trovano solitamente nei database. Si tratta spesso di informazioni specifiche dell’organizzazione, come record di dipendenti, clienti e prodotti. In genere, non è possibile accedere direttamente alle informazioni, ma è necessario accedervi tramite un’interfaccia di programmazione dell’applicazione (API). I dati non strutturati si trovano in documenti elettronici o cartacei, e-mail o altri tipi di contenuti in formato libero, che potrebbero includere file audio e video.
La classificazione dei dati può avvantaggiare un’organizzazione in diversi modi. La prova dell’esistenza di una politica e dell’adesione alla politica potrebbe essere richiesta per soddisfare le normative governative sulla gestione dei dati finanziari o sensibili. I requisiti di legge fiscale sono un esempio di queste normative. La classificazione dei dati può avvantaggiare un’organizzazione in caso di contenzioso legale, poiché un’appropriata classificazione dei dati, insieme a una politica ILM implementata, garantisce che i dati richiesti dal contenzioso siano disponibili e che non siano disponibili dati estranei. L’organizzazione può essere protetta dalle azioni dei dipendenti scontenti o dagli errori dei dipendenti classificando e limitando in modo appropriato l’accesso a dati proprietari, altamente riservati e top-secret.
Alcuni altri vantaggi della classificazione dei dati includono la potenziale riduzione dei costi di backup e archiviazione perché i dati non verranno conservati più a lungo del necessario. Anche i supporti di memorizzazione dei dati devono essere adeguati ai requisiti di disponibilità. In altre parole, i dati necessari immediatamente devono trovarsi su un dispositivo di archiviazione che consente l’accesso immediato, come un server di rete. I dati non necessari immediatamente possono essere archiviati su un dispositivo che non fornisce l’accesso immediato, come il nastro digitale.
Oltre a soddisfare i requisiti legali e di conformità, la comprensione dei dati potrebbe fornire altri importanti vantaggi. L’organizzazione che ha analizzato e classificato i suoi dati potrebbe essere in grado di estrarre più efficacemente queste informazioni per scopi decisionali o di marketing. Questo uso più efficace dei dati può portare a una migliore redditività.