Conosciuta anche come condivisione del desktop, la condivisione dello schermo è la capacità di consentire ad altri all’interno di una connessione sicura di visualizzare i contenuti correnti del desktop di un computer. L’accesso al desktop remoto di questo particolare tipo è spesso utile nelle applicazioni per conferenze Web, poiché consente a un moderatore o a un leader della conferenza di consentire ad altri partecipanti di visualizzare il documento o la presentazione che il leader sta attualmente visualizzando sul proprio desktop. La condivisione dello schermo consente di visualizzare il desktop e anche di condurre ciò che è noto come un tour web guidato, consentendo ad altre persone di guardare mentre il moderatore della conferenza naviga in diversi siti Web o addirittura dimostra la funzionalità di un motore di ricerca.
La condivisione dello schermo è in qualche modo diversa dalle altre forme di condivisione delle applicazioni, in quanto i partecipanti normalmente non devono scaricare o memorizzare nella cache alcun file prima dell’inizio della conferenza web. In genere, tutto ciò che serve è una connessione Internet e le credenziali di accesso per partecipare alla conferenza online. A seconda della piattaforma per conferenze utilizzata, potrebbero esserci alcune limitazioni sulle versioni dei diversi browser compatibili. Ciò significa che i partecipanti potrebbero dover eseguire l’aggiornamento a una versione più recente di un determinato browser per partecipare alla parte di condivisione dello schermo della riunione.
Uno dei vantaggi della condivisione dello schermo è che l’organizzatore o il moderatore non deve inoltrare file o istruzioni per scaricare le presentazioni prima della riunione. Gli ospitanti possono lavorare sul contenuto di una presentazione fino all’ora di inizio della conferenza, facilitando la gestione di eventuali perfezionamenti dell’ultimo minuto che vengono in mente. Ciò può essere particolarmente importante quando l’oggetto della conferenza web è un qualche tipo di situazione in via di sviluppo che l’azienda deve affrontare o le informazioni rilevanti per la riunione non raggiungono l’ospite fino all’ultimo minuto.
Sebbene la condivisione dello schermo sia uno strumento di conferenza Web estremamente utile, è importante ricordare che nel corso della riunione i partecipanti possono vedere tutto ciò che viene visualizzato sul desktop dell’organizzatore. Sebbene alcuni strumenti di condivisione dello schermo includano una funzione che consente di bloccare la visualizzazione di tutto tranne una parte del desktop, la maggior parte dei progetti consente ai partecipanti di vedere il desktop totale proprio come l’host vede l’area di visualizzazione. Ciò rende molto importante per l’organizzatore o il leader chiudere le caselle di posta elettronica e qualsiasi altro file non pertinente all’oggetto della riunione. In questo modo si riducono al minimo le possibilità di visualizzare accidentalmente qualcosa che non è appropriato per la riunione e di mettere in imbarazzo il leader o uno dei partecipanti.