La condivisione delle applicazioni è uno strumento aziendale che consente a persone che si trovano in diversi siti di collaborare contemporaneamente su un singolo documento. La condivisione dell’accesso remoto di questo tipo normalmente comporta l’uso di un qualche tipo di strumento di conferenza basato sul Web che consente a un individuo di avere il controllo finale della sessione, ma con la possibilità di concedere privilegi a ciascun partecipante per lavorare sul documento in questione. A seconda del tipo di piattaforma utilizzata, tutti i partecipanti alla conferenza potrebbero dover scaricare qualche tipo di software collaborativo per partecipare. Più spesso, la funzione di condivisione dell’applicazione viene gestita tramite un software che risiede sul server del provider, con il documento e le modifiche apportate durante il meeting salvati sul disco fisso del soggetto che funge da moderatore del meeting.
Uno dei principali vantaggi della condivisione delle applicazioni è che non è necessario riunire persone chiave da una serie di posizioni diverse in un unico sito per lavorare su un documento comune. Ciò significa che se è necessario che i venditori o altri all’interno dell’azienda lavorino insieme alla preparazione di una proposta per un potenziale cliente, l’avvio di una conferenza basata sul Web e l’utilizzo dello strumento di condivisione delle applicazioni rende facile per tutti contribuire alla creazione di il documento allo stesso tempo. Il moderatore della conferenza consente a ciascun partecipante l’accesso al documento, facilitando il caricamento e l’inserimento di foto, sezioni di testo o anche la modifica del testo esistente. Tutte le modifiche e gli aggiornamenti vengono salvati nel documento originale che risiede sul disco rigido del computer utilizzato dal moderatore per accedere e avviare la sessione di conferenza.
Da questo punto di vista, la condivisione delle applicazioni può far risparmiare molto tempo e denaro. Non è necessario sostenere spese di viaggio quando si lavora su un documento. Inoltre, non si perde tempo quando si tratta di creare, perfezionare e infine completare il documento. Ciò può essere particolarmente importante quando è necessario preparare un documento con pochissimo preavviso, quando tale documento deve essere rivisto, modificato e approvato da personale dislocato in diverse sedi.
La condivisione delle applicazioni è uno strumento estremamente facile da usare. In genere, chiunque abbia lavorato con qualsiasi tipo di foglio di calcolo o documento di elaborazione testi non avrà problemi a partecipare a questo tipo di collaborazione di gruppo. Oltre all’utilizzo di questo strumento durante una sessione di web conferencing che viene avviata su una piattaforma del provider, esistono anche strumenti di condivisione delle applicazioni che possono essere caricati sul sistema interno di un’azienda, consentendo a chiunque abbia diritti di accesso al progetto di partecipare senza la necessità di uscire loro postazioni di lavoro individuali.