La gestione dei casi investigativi è una serie di procedure per tenere traccia delle indagini e del materiale generato dalle persone mentre le conducono. Le forze dell’ordine, così come gli investigatori privati e gli avvocati, si affidano alle loro procedure per la gestione dei casi per assicurarsi che il materiale non cada attraverso le fessure. Numerose aziende producono software per assistere le persone in questo processo, rendendo più semplice la generazione, l’archiviazione e il recupero delle informazioni nel corso dell’indagine su un caso.
Quando le persone indagano sui casi, devono essere in grado di raccogliere e archiviare i dati in modo utile e significativo in modo da potervi accedere in seguito e per rendere la condivisione delle informazioni disponibile ad altre persone in un ufficio o in un’agenzia che potrebbero essere interessate al caso . Storicamente, la gestione dei casi investigativi richiedeva alle persone di avviare file cartacei per tenere traccia della raccolta delle prove, registrare l’esito di varie linee di indagine e così via. Oggi, i computer sostituiscono gran parte dell’archiviazione cartacea, consentendo alle persone di registrare e accedere rapidamente ai dati.
Nella gestione dei casi investigativi, le persone assegnano i numeri dei casi, registrando il numero con le prove che raccolgono in modo che possa essere facilmente ritrovato. Si assicurano di registrare i dati in ogni fase dell’indagine, insieme ai riferimenti di supporto. Le immagini digitali e altro materiale elettronico possono essere archiviati in un fascicolo informatico, ma potrebbe anche essere necessario archiviare prove fisiche e fornire informazioni per aiutare le persone a trovarle, come una nota sulla posizione dei dati.
Le persone utilizzano la gestione dei casi investigativi per tenere traccia dei materiali e anche allo scopo di rimanere concentrati sull’indagine. È necessario perseguire ogni linea di indagine e registrarne l’esito, rendendo molto importante un’attenta raccolta e organizzazione dei dati. I supervisori possono esaminare i file per vedere come sta procedendo un’indagine e per dare suggerimenti per aiutare le persone a chiudere il caso. La condivisione attiva delle informazioni consente inoltre alle persone di fare cose come collegare casi correlati, identificare le persone di interesse e così via.
I programmi per computer per la gestione dei casi investigativi possono semplificare il processo. Di solito rendono molto facile l’inserimento dei dati in modo che le persone abbiano un incentivo a inserire il materiale non appena lo trovano, piuttosto che registrarlo dopo il fatto alla fine della giornata o della settimana. Molti forniscono più sistemi di archiviazione e smistamento per aiutare le persone a organizzare il materiale nel modo che ritengono più utile e possono anche interfacciarsi con reti di computer per fornire accesso a database delle forze dell’ordine, altri fascicoli e materiali di interesse generale.