C’è una varietà di circostanze che impongono che qualcuno scriva una lettera di rinuncia. Tale lettera viene in genere utilizzata per sollevare una parte da un particolare tipo di responsabilità. Nello scrivere una lettera di rinuncia, è importante prima riconoscere che esiste un particolare rischio e quindi negare qualsiasi diritto di ritenere la parte designata responsabile per qualsiasi danno derivante da quel particolare rischio. Anche se segui tali istruzioni, tuttavia, un tribunale non può applicare la rinuncia alla responsabilità se il danno subito è dovuto alla negligenza di quella parte designata o l’applicazione della rinuncia sarebbe contraria all’ordine pubblico.
Il primo passo per scrivere una lettera di rinuncia efficace è riconoscere il rischio che è la fonte di un potenziale danno. Riconoscendo il rischio, è implicito che la rinuncia alla responsabilità sia fatta consapevolmente, il che è una necessità per l’esecuzione. Ad esempio, se la lettera di esonero viene scritta per l’iscrizione a una palestra, la conferma può affermare “Riconosco il rischio intrinseco di lesioni personali derivanti dall’uso di attrezzature per l’allenamento”.
L’altro elemento necessario in una lettera di rinuncia è un’esplicita rinuncia a qualsiasi responsabilità da eventuali danni che possono verificarsi a causa del rischio riconosciuto. È importante non solo indicare esplicitamente il tipo di danno, ma identificare la parte per la quale si sta cercando di declinare la responsabilità. Continuando l’esempio precedente relativo all’iscrizione alla palestra, la rinuncia può affermare “Ritengo innocua la palestra per qualsiasi lesione personale che potrei subire dall’uso delle attrezzature di allenamento della palestra”. Tutto ciò che è richiesto oltre a ciò è la firma della persona che rinuncia al diritto di ritenere responsabile l’altra parte.
Sebbene la lettera di rinuncia possa contenere tutto quanto sopra e possa essere altrimenti completamente valida, potrebbe non essere applicata in ogni situazione. Ad esempio, se un membro di una palestra che ha firmato una rinuncia simile si ferisce su un attrezzo che è stato mantenuto negligentemente, la rinuncia alla responsabilità potrebbe non essere applicabile. La ragione di ciò è che non è stato il normale uso dell’attrezzatura a provocare lesioni al membro. Piuttosto, era la manutenzione negligente da parte dell’establishment che era la causa diretta del suo danno.
Inoltre, alcune situazioni rendono l’applicazione di tale deroga contraria all’ordine pubblico e quindi non sono applicate dai tribunali. Un esempio è un paziente che entra in un intervento chirurgico che rinuncia al diritto a qualsiasi potenziale reclamo per negligenza nei confronti del chirurgo derivante dall’intervento. Sebbene possa dipendere dalle regole della giurisdizione, è improbabile che un tribunale applichi tale accordo in quanto minimizzerebbe l’importanza della diligenza nell’assistenza sanitaria.