La gestione dei contratti governativi è il processo di amministrazione di un accordo per fornire beni o servizi tra una parte privata e un ente governativo per rispettare i requisiti di spesa, assunzione, tenuta dei registri e audit come prescritto dal contratto. Questi contratti in genere hanno significative restrizioni legali sull’uso di fondi pubblici riguardo a come il denaro viene speso e il modo in cui una parte contraente può operare. Rigide sanzioni civili e penali possono derivare dall’uso improprio, dalla cattiva gestione o dall’appropriazione indebita di fondi governativi. La gestione del contratto cerca di garantire che ci sia una persona esperta nella legalità e che tenga registri adeguati per dimostrare la conformità in caso di audit.
Un’azienda o un individuo può stipulare un contratto con qualsiasi ente governativo in qualsiasi giurisdizione purché il governo sia autorizzato a contrarre beni e servizi dal settore privato. Negli Stati Uniti, un’azienda può stipulare contratti con i governi federali, statali o cittadini, a condizione che l’azienda passi prima attraverso il processo per diventare un fornitore approvato da ciascuna autorità governativa. I contratti governativi sono generalmente considerati una fonte sicura di entrate a causa della bassa probabilità che il governo non adempia al proprio obbligo di pagamento, ma i requisiti per amministrare un contratto governativo sono così impegnativi che molte piccole imprese non hanno la capacità di rispettare con gli obblighi legali e contabili.
La preoccupazione principale della gestione dei contratti governativi è la conformità. Ogni contratto ha i suoi parametri derivati da scopi pubblici e obiettivi legati al denaro. Ad esempio, un contratto del governo cittadino potrebbe richiedere che almeno il 50 percento delle persone che lavorano sul contratto provengano dalle comunità locali. Un contratto educativo statale potrebbe includere parametri di rendimento, come il raggiungimento di una certa percentuale di successo. Questi requisiti specifici del contratto devono essere tracciati e documentati e alcuni contratti richiedono rapporti periodici sui progressi verso questi obiettivi.
Oltre ai requisiti speciali, un contratto governativo include l’obbligo implicito di rispettare i regolamenti di quel governo in merito all’uso dei fondi pubblici. Ad esempio, un fornitore del governo federale negli Stati Uniti non può discriminare nelle assunzioni e deve rispettare gli standard federali per la sicurezza sul lavoro. Un’azienda che ha più contratti tra giurisdizioni ha, in effetti, più clienti con più account e ogni cliente e account ha esigenze diverse. Ciascuno richiede servizi di gestione dell’account del cliente, che, in questo contesto, è la gestione dei contratti governativi.
Un amministratore dei contratti non ha bisogno di avere un background legale, sebbene possa essere particolarmente utile. La gestione dei contratti pubblici è spesso suddivisa in responsabilità legali e contabili. L’area legale garantisce il rispetto dei termini contrattuali, come l’assunzione, gli standard di sicurezza o i requisiti assicurativi. Le responsabilità contabili includono assicurarsi che la spesa dei fondi sia in linea con il budget o la proposta di prezzo che è stata presentata per ottenere il contratto e che il denaro del governo non venga mescolato e venga speso solo per le spese consentite in importi autorizzati.