La pianificazione degli eventi prevede l’organizzazione e l’organizzazione di tutti i numerosi dettagli che vanno in un evento, come una promozione aziendale, una festa di compleanno o una raccolta fondi. L’industria è cresciuta enormemente negli ultimi 10-15 anni e una recente ricerca mostra che quasi $ 500 miliardi di dollari (USD) vengono spesi ogni anno per eventi pianificati in tutto il mondo. Questa crescita è dovuta al miglioramento dell’economia e alla tendenza verso le imprese aziendali che esternalizzano le loro funzioni di riunione e pianificazione.
Molte diverse occasioni aziendali e sociali possono beneficiare di una pianificazione dettagliata. Ogni evento può rientrare in un’intestazione, ad esempio celebrazioni, promozioni, commemorazioni o istruzione. Le celebrazioni possono includere sfilate, matrimoni, compleanni e anniversari. Gli eventi promozionali possono essere manifestazioni politiche, lanci di prodotti e sfilate di moda. Gli eventi commemorativi comprendono eventi civili e monumenti commemorativi. Gli eventi educativi potrebbero essere incontri, lauree e conferenze.
Gli organizzatori devono gestire più attività per rendere l’evento riuscito. Un planner può essere coinvolto nella ricerca di un sito per l’evento, nella creazione di un design per esso e nello svolgimento di ricerche sulle persone che hanno richiesto l’evento. La pianificazione degli eventi prevede anche l’organizzazione di decorazioni, cibo e preparazione di intrattenimento. L’invio di inviti e l’organizzazione di alloggi può anche essere la responsabilità di un pianificatore. Le sue funzioni possono anche includere la supervisione sul sito e il coordinamento del personale dell’evento.
La ragione per cui le aziende o le persone assumono un organizzatore di eventi è per la sua esperienza in questo particolare campo. La pianificazione e gli eventi sono un’attività che richiede tempo e talvolta stressante. Ad esempio, un giorno del matrimonio può essere abbastanza stressante per la sposa senza doversi preoccupare che i ristoratori si presentino in tempo. Un pianificatore professionale ha il tempo e i contatti per assicurarsi che l’occasione si svolga senza intoppi.
Le stesse attività di pianificazione degli eventi sono varie e i pianificatori sono generalmente persone che hanno iniziato la loro carriera in un aspetto particolare degli eventi speciali. Alcuni potrebbero essersi ramificati dalle società di catering alla pianificazione di interi eventi. Altri hanno lavorato come pianificatori per un’azienda e poi hanno deciso di aprire un’attività in proprio. Gli anni di esperienza che portano alla pianificazione di un evento sono di vitale importanza per far funzionare le cose senza intoppi.
Un altro modo per svolgere il lavoro è ottenere una qualifica, come una laurea o un certificato nella pianificazione o gestione degli eventi. Le persone potrebbero voler considerare di lavorare per diventare un Certified Special Events Professional (CSEP) o un Certified Meeting Planner (CMP). Ci vuole molta ricerca e studio per ottenere entrambe le certificazioni e le posizioni comportano una grande responsabilità.