Le aziende offrono vari tipi di assicurazione per scopi diversi e da utilizzare in momenti diversi. L’assicurazione che copre le spese mediche, farmaceutiche e altre spese varie sostenute dai dipendenti durante il viaggio per conto del datore di lavoro è denominata assicurazione di viaggio aziendale. La copertura assicurativa di viaggio aziendale potrebbe includere anche altre perdite personali o correlate all’azienda, come perdite di bagagli, effetti personali, computer portatili, dischi software o prodotti aziendali. La polizza assicurativa aziendale è solitamente specifica nel delineare quali sono gli articoli coperti e non coperti quando i dipendenti viaggiano per motivi di lavoro e si verificano incidenti. Di solito, se un elemento o più elementi sono correlati al dipendente che svolge le sue funzioni, viene classificato nella polizza assicurativa di viaggio dell’azienda.
È comune per le grandi entità aziendali inviare frequentemente i propri dipendenti in viaggio per condurre affari aziendali o effettuare chiamate di vendita. L’invio di dipendenti in questi viaggi comporta alcuni elementi di rischio, ponendo l’azienda in una posizione di responsabilità per la sicurezza complessiva del dipendente. Assicurare il dipendente e qualsiasi proprietà correlata protegge finanziariamente l’azienda. L’assicurazione sostituisce anche i danni subiti a seguito del viaggio. A seconda della politica e delle esclusioni di ciascuna compagnia, la copertura dei viaggi può estendersi anche ai viaggi aziendali all’estero.
Le organizzazioni in genere portano l’assicurazione di viaggio aziendale come spesa preventivata, soprattutto se hanno dipendenti che viaggiano frequentemente. La copertura del viaggio può variare nella sua estensione e potrebbe coprire i dipendenti in base a dipartimenti, posizioni geografiche o titoli. Ad esempio, i dipendenti che lavorano nel reparto IT dell’azienda e che viaggiano solo occasionalmente potrebbero non richiedere la stessa assicurazione di viaggio del direttore delle vendite dell’azienda che viaggia più volte al mese, a volte all’estero.
Alcune aziende potrebbero richiedere ai propri dipendenti di portare la propria assicurazione di viaggio d’affari e fare in modo che l’assicurazione di viaggio aziendale agisca da pilota a ciò che trasporta il dipendente. La maggior parte dei lavori che hanno questo tipo di configurazione sono quelli nelle vendite o nella consulenza in cui il dipendente deve fare una quantità significativa di viaggi. Il costo può essere sostanzialmente inferiore per dipendente rispetto a una tariffa aziendale. Inoltre, il dipendente potrebbe essere in grado di aggiungere la sua assicurazione di viaggio aziendale a qualsiasi polizza assicurativa esistente che già possiede, riducendo così i suoi costi assicurativi. Il dipendente potrà inoltre essere rimborsato alla fine dell’anno dalla società per le spese sostenute.
Quando un dipendente viene assunto da un’azienda per svolgere determinate mansioni, viene normalmente delineata una specifica copertura assicurativa all’inizio del rapporto di lavoro. Se ci devono essere determinate circostanze relative a problemi di assicurazione di viaggio, spesso verranno negoziate in anticipo. Ciò consente al dipendente di essere a conoscenza di eventuali limitazioni o esclusioni riguardanti la propria copertura assicurativa tramite il datore di lavoro.