Un repository di informazioni è una raccolta di informazioni correlate gestite in una rete su più server. Crea una risorsa unificata a cui chiunque sia connesso al sistema può accedere quando ha bisogno di informazioni. Numerose organizzazioni utilizzano archivi di informazioni per gestire i propri dati e possono collegarsi in rete con altri per condividere materiale, se necessario. Potrebbe essere necessario che la tecnologia dell’informazione sottostante sia molto robusta per gestire il volume di informazioni e richieste. Questo termine può essere utilizzato anche per riferirsi a un tipo specifico di gestione dei dati.
Il repository di informazioni deposita regolarmente i dati rilevanti insieme alle metainformazioni. Gli utenti che desiderano accedere alle informazioni possono eseguire una ricerca per trovare materiale pertinente ai propri interessi. I repository possono includere una varietà di tipi di informazioni, tra cui immagini, video e testo. Gli utenti potrebbero essere in grado di restringere le ricerche per tipo per trovare materiali specifici. L’accesso è spesso limitato da password e altre misure di sicurezza per proteggere l’integrità delle informazioni e limitare gli abusi del sistema.
Nel senso di un approccio alla gestione dei dati, un repository di informazioni è uno spazio di archiviazione secondario per i dati. Quando i dati non sono più necessari in un server o struttura primaria, possono essere spostati nell’archivio informazioni per scopi di archiviazione. Ciò libera spazio sui sistemi attualmente in uso senza distruggere i dati che potrebbero essere necessari in seguito. Il processo può essere automatizzato per facilitare il buon funzionamento all’interno del sistema e garantire che i dati vengano trasferiti su base regolare, piuttosto che a casaccio.
Quando i dati entrano in un archivio di informazioni per l’archiviazione, il sistema può contrassegnarli con informazioni pertinenti e verificare se esiste già un file identico. Se lo fa, il duplicato può essere distrutto. Il sistema memorizzerà i dati finché indicato. Alcuni vengono eliminati periodicamente per liberare spazio, mentre altri possono essere impostati per conservare i dati all’infinito, purché i dati rimangano utili e il sistema funzioni ancora.
Gli archivi di informazioni sono spesso stabiliti attraverso le reti e possono includere una combinazione di computer per stabilità e affidabilità. Possono automatizzare i backup su nastro, disco e altri supporti per garantire che i dati siano disponibili se necessario. Affidarsi esclusivamente a un sito di archiviazione dati può essere pericoloso, poiché qualsiasi problema in quel sito può causare la perdita permanente dei dati. Il personale informatico può programmare backup automatici come parte della manutenzione ordinaria per mantenere il sistema in esecuzione senza problemi.