Un diagramma di flusso di dati è una visualizzazione strutturata dei dati che entrano ed escono da un sistema informativo. Il dettaglio all’interno di un diagramma di flusso di dati varia in base al livello ad esso assegnato. In genere, un diagramma di alto livello contiene solo informazioni limitate, mentre un diagramma di livello inferiore contiene informazioni molto più dettagliate. Queste informazioni vengono utilizzate da un team di sviluppo per gestire i dati all’interno di un sistema informativo.
Quando un team sviluppa un sistema informativo, crea un diagramma di flusso di dati per documentare come le informazioni entreranno e usciranno dal sistema. Inizialmente, queste informazioni vengono create a un livello molto alto, con solo i confini del sistema informativo inclusi nel diagramma. Man mano che il team sviluppa più funzionalità del sistema informativo, ciascuno dei processi all’interno del sistema può essere incluso nel diagramma di flusso dei dati. Questo diagramma aiuta il team a determinare dove verranno archiviati i dati per supportare il sistema.
Questi diagrammi svolgono un ruolo importante, poiché documentano come ogni processo all’interno del sistema accede alle informazioni. Anche sistemi esterni possono accedere ai dati archiviati all’interno di un determinato sistema informativo. Questi scambi tra i sistemi sono documentati in modo che gli analisti possano tenere traccia di ogni interazione del sistema. Tali interazioni sono informazioni importanti nel processo di gestione dei dati di ogni organizzazione.
Le leggi e i regolamenti governativi richiedono la gestione e l’archiviazione di determinati dati. Queste normative variano in base al settore. Il diagramma di flusso dei dati aiuta ogni organizzazione a gestire il modo in cui l’organizzazione soddisferà i requisiti governativi per l’archiviazione dei dati. Alcuni regolamenti richiedono la conservazione per lunghi periodi di tempo. L’organizzazione deve pianificare di conseguenza la quantità appropriata di archiviazione dei dati.
I diagrammi di flusso dei dati aiutano anche il team di sviluppo a progettare report e funzionalità dello schermo quando il sistema informativo si unisce. Il team deve sapere dove raccogliere i dati per presentarli all’utente finale. Sebbene lo stesso diagramma di flusso dei dati non affronti la funzionalità del sistema, documenta quale sistema è responsabile della memorizzazione di un dato specifico. Il team di sviluppo utilizza le informazioni sul flusso di dati per descrivere nella sua documentazione funzionale dove cercherà le informazioni che visualizzerà per l’utente finale.
Ogni organizzazione dispone di una serie di diagrammi di flusso di dati per documentare le informazioni memorizzate all’interno dei sistemi informativi dell’organizzazione. Questo set di diagrammi viene utilizzato per gestire e soddisfare correttamente i requisiti di archiviazione dei dati dell’organizzazione. I requisiti di archiviazione dei dati di ciascuna organizzazione sono determinati dall’organizzazione stessa al fine di conformarsi a una serie di normative governative e altri requisiti legali.