Un disclaimer e-mail è una dichiarazione aggiunta in fondo a un’e-mail per limitare la responsabilità di un’azienda in caso di problemi o azioni legali. Sebbene un disclaimer e-mail non impedisca a un’azienda di essere citato in giudizio, può aiutare a dissuadere le persone dal fare causa in primo luogo. Un disclaimer e-mail può anche mostrare al tribunale che l’azienda ha agito per cercare di impedire che il problema si verificasse in primo luogo. Esempi comuni di disclaimer e-mail sono quelli che affermano che un’azienda non è responsabile per eventuali virus che possono provenire da un’e-mail di un dipendente o che al destinatario dell’e-mail è vietato condividere informazioni sensibili trovate all’interno del messaggio.
I tipi di disclaimer e-mail variano a seconda di cosa l’azienda sta cercando di proteggere. Esempi comuni riguardano le informazioni riservate, le azioni dei dipendenti di un’azienda e le regole sulla limitazione dei contratti. Le aziende possono aggiungere un disclaimer e-mail a tutte le e-mail affermando che i dipendenti non possono stipulare un contratto senza prima averlo approvato attraverso l’azienda e affermando che l’azienda non è ritenuta responsabile se un dipendente invia un virus o altre informazioni inappropriate attraverso il sistema di posta elettronica dell’azienda .
L’idea alla base del disclaimer e-mail è semplicemente affermare che l’azienda ha fatto del suo meglio per impedire che informazioni imprecise o pericolose si facessero strada nel sistema di posta elettronica, ma che l’azienda non è responsabile se lo fa. A sostegno di ciò, l’azienda dovrebbe istituire una politica per i dipendenti con regole che rendano molto chiaro ciò che il dipendente può e non può fare attraverso il sistema di posta elettronica dell’azienda. Se portata in tribunale, l’azienda può presentare sia il disclaimer che la politica di posta elettronica come prova che ha preso tutte le misure necessarie per prevenire il verificarsi di problemi.
Sebbene i disclaimer e-mail possano aiutare a proteggere un’azienda, non sono infallibili. Se la società infrange la legge o viene citata in giudizio, il disclaimer e-mail può o meno proteggerla in un tribunale. Non serve come una dichiarazione legale, ma piuttosto come un segno che l’azienda ha adottato tutte le misure disponibili per prevenire le azioni illegali.
Un altro modo importante in cui un’azienda può proteggersi è assicurarsi che il disclaimer e-mail sia breve, facile da capire e facilmente identificabile in modo che non venga confuso con il normale testo dell’e-mail. Le dichiarazioni di non responsabilità con caratteri di colore diverso o con caratteri di grandi dimensioni attireranno l’attenzione su di sé. Un’azienda dovrebbe consultare un avvocato o un altro consulente legale se ha bisogno di aiuto per scrivere un disclaimer e-mail. Se l’azienda ritiene di essere ad alto rischio di essere citata in giudizio, dovrebbe adottare altre misure più vincolanti dal punto di vista legale per prevenire l’insorgere di problemi.