Un file tickler è una risorsa organizzativa, a casa o in ufficio. Può aiutarti a “solleticare la tua memoria” assicurandoti che ogni cosa che devi fare sia archiviata entro una data specifica, ed è spesso uno strumento organizzativo superiore rispetto a qualsiasi tipo di carta o pianificatore elettronico, perché ti consente di tenere traccia di piccoli pezzi di carta, come biglietti da visita o fatture, che normalmente si perdono in un organizzatore o non possono essere trasmessi elettronicamente.
Il file tickler di base può essere un tipo di fisarmonica, espandibile, supporto in cartone per file o una piccola cartella di file in plastica. Questi sono acquistati a buon mercato e devono essere in grado di contenere 43 file manila. Questo numero specifico copre 12 mesi in un anno e 31 giorni in un mese. In genere, dovrai lavorare un mese alla volta e archiviare tutte le informazioni necessarie per i mesi successivi in una cartella del mese.
Per ogni giorno specifico dovrai archiviare informazioni come l’agenda della tua giornata, eventuali promemoria sulle riunioni a cui devi partecipare o le telefonate che dovresti effettuare e possibilmente un elenco di cose da fare. La maggior parte delle informazioni è contenuta nelle schede, ma è anche possibile conservare anche fogli di carta. Quando stai lavorando a un progetto che è dovuto a una data specifica, puoi posizionare i tuoi materiali in quella data, o qualche giorno prima, per essere certo che il tuo lavoro venga svolto in tempo. Ogni giorno non solo controlli il tuo file tickler del giorno, ma controlli anche qualche giorno prima per essere sicuro di avere tutto sulla tua lista di cose da fare. Puoi anche conservare tutto ciò che ottieni durante il giorno nel file tickler del giorno successivo per ricordarti di archiviarlo.
I venditori e le persone di tutti i tipi di attività commerciali possono utilizzare un file tickler per mantenerli organizzati. Alle persone che viaggiano frequentemente può piacere particolarmente usarle, perché di solito sono abbastanza leggere e facilmente trasportabili. Puoi persino conservare i tuoi documenti di viaggio nel tuo file tickler in modo da averli pronti e in attesa nei giorni in cui devi volare, noleggiare auto o effettuare il check-in in hotel.
Per la home il file tickler può essere ugualmente utile. Se hai problemi a pagare le bollette in tempo, puoi archiviare le bollette una o due settimane prima del loro pagamento nel tuo file in modo da non pagarle in ritardo. Puoi anche conservare i coupon in questi file, tenere traccia dei tuoi appuntamenti o dei tuoi figli e continuare a correre per fare elenchi.
Il modo più semplice per organizzare il tuo file tickler è quello di controllare il file all’inizio della giornata e poi di nuovo alla fine della giornata per assicurarti di aver fatto tutto il necessario. Dopo aver soddisfatto tutti i requisiti per quel giorno, sposta il file di quel giorno nella cartella per il mese successivo e controlla la cartella del mese successivo per vedere se qualcosa che contiene deve essere archiviato nella cartella che hai appena usato. Devi assicurarti di aggiornare il tuo file alla fine di ogni giorno o all’inizio del giorno successivo. Se ti tieni organizzato in questo modo, avrai una risorsa utile per la casa, la scuola o l’ufficio.