Essendo una delle forme di comunicazione più comuni all’interno di un ambiente d’ufficio, il promemoria o memorandum funge da nota rapida per trasmettere informazioni da una sezione all’altra dell’azienda. Può essere redatto dalla direzione e indirizzato ad altri dipendenti o da un capo dipartimento all’azienda in generale. Generalmente, un promemoria includerà alcuni elementi di base, come il nome dell’autore del documento, il destinatario o i destinatari previsti, la data di emissione, l’argomento generale e il corpo del documento che contiene le informazioni da condividere .
In realtà esistono diversi tipi di documenti comuni in questo stile utilizzati nel mondo degli affari. Un formato spesso utilizzato è denominato Memorandum of Understanding. Questo documento viene utilizzato per definire e documentare i perimetri di un rapporto di lavoro tra due parti. In generale, il corpo di questa nota affronta il motivo principale della partnership, l’esito previsto e i termini e le condizioni generali che regoleranno l’accordo commerciale. In molti casi, funge da precursore di un contratto più formale.
Un Memorandum of Agreement, o MOA, è simile al Memo of Understanding, in quanto il documento viene utilizzato per precisare i termini e le condizioni che si applicheranno a tutti i partecipanti a un progetto congiunto. Il MOA tende tuttavia ad entrare più nel dettaglio, delineando processi e procedure oltre ad affrontare i perimetri generali dell’accordo di lavoro.
I memorandum di collocamento privato sono uno strumento di comunicazione comune coinvolto nelle offerte di titoli. Questo tipo è normalmente indirizzato a un numero selezionato di investitori accreditati e include tutti i dettagli pertinenti alla vendita del titolo, inclusa la data finale in cui l’offerta sarà onorata. Pur non essendo considerato un contratto, questo documento è pensato per essere un’offerta più o meno ferma che preclude l’effettiva transazione finanziaria.
Il Memorandum of Association è un documento fondamentale per molte imprese di tutte le dimensioni. Comunemente chiamato “The Memorandum”, definisce essenzialmente la relazione tra l’azienda e l’esterno del mondo. I contenuti toccano il rapporto con clienti, fornitori e distributori. Oltre a definire i rapporti, indica anche l’ammontare delle azioni che una società è autorizzata ad emettere e la gamma di operazioni che la società effettuerà nel perseguimento della redditività.
Come strumento generale di comunicazione scritta o come documento con uno scopo specifico, il memo è uno strumento utile praticamente in qualsiasi contesto aziendale che coinvolga due o più parti. Oggi possono essere emessi e conservati come documento elettronico, oltre che in forma cartacea.