Un modulo di valutazione del colloquio è un documento che viene completato dall’intervistatore o dal responsabile delle assunzioni durante il processo di colloquio per un nuovo candidato. L’intervistatore dovrà compilare il modulo durante e dopo il colloquio, fornendo risposte a domande specifiche per valutare se il candidato è una buona scelta per la posizione. Alcune aziende disporranno di un modulo standard di valutazione del colloquio che usano o ci sono diversi modelli a cui è possibile accedere gratuitamente online. Il modulo di valutazione del colloquio potrebbe includere domande relative alla cura in apparenza; tratti della personalità dimostrati, come assertività, leadership o maturità; competenze necessarie richieste per il lavoro; conoscenza della posizione; e istruzione, formazione e futuri obiettivi di carriera, solo per citarne alcuni.
Il modulo di valutazione del colloquio non viene in genere mostrato al candidato; piuttosto, viene mantenuto e condiviso come riferimento tra coloro che prendono decisioni di assunzione, come quelli del dipartimento delle risorse umane. Il modulo di valutazione è utile per una serie di motivi. Innanzitutto, consente all’intervistatore di prendere appunti organizzati durante l’intervista, il che può rendere più semplice il ricordo di alcuni fatti e impressioni dopo aver intervistato diversi candidati. Inoltre, consente alle persone che non potrebbero essere presenti al colloquio di rivedere il modulo e farsi un’idea migliore del candidato di lavoro, dal momento che la maggior parte dei colloqui sono condotti al massimo con una o due persone; aiuta anche a documentare che il colloquio è stato condotto in modo equo in modo adeguato, qualora dovessero sorgere domande in seguito.
Ogni persona interessata a saperne di più sul candidato può potenzialmente contribuire con domande al modulo di valutazione del colloquio. Tutte le domande relative a diversi dipartimenti, abilità o qualifiche possono quindi essere poste da un intervistatore e le risposte del candidato possono essere esaminate da chiunque abbia fornito una domanda. Anche se solo una persona esaminerà il modulo di valutazione dopo il colloquio, è comunque uno strumento utile per valutare il colloquio e, se necessario, prepararsi per un secondo colloquio. Il modulo può illustrare le aree in cui il candidato dovrebbe migliorare per essere preso in considerazione per il lavoro o aree in cui è necessario un chiarimento.
Alcune persone usano anche un modulo di valutazione per un colloquio di uscita, quando un dipendente lascia l’azienda. Ciò consente al dipendente di condividere onestamente le proprie esperienze lavorative per l’azienda e di formulare eventuali suggerimenti per le modifiche. La società potrebbe quindi utilizzare tali informazioni per apportare modifiche o anche solo per posizionare il file del dipendente a fini di riferimento futuro.