Il saldo di un fondo è il patrimonio netto di un fondo in un dato momento, rilevato calcolando le attività e sottraendo le passività. Ciò può essere particolarmente importante nella contabilità dei fondi, un approccio in cui un’organizzazione crea un fondo per uno scopo designato per rendere trasparente l’uso dei fondi e rispettare i mandati legali. Sia le agenzie governative che le istituzioni accademiche lo fanno per attività come il pagamento di borse di studio e progetti di lavori pubblici.
Le attività di un fondo possono includere depositi e partecipazioni esistenti. Le responsabilità implicano spese e prelievi. Nella contabilità del fondo, i contabili dovrebbero essere in grado di mostrare come il denaro entra e esce dal fondo, fornendo la documentazione per mostrare come è stato utilizzato. In un semplice esempio, un’università può avere un fondo per eventi studenteschi. All’inizio del semestre, le organizzazioni studentesche pagano il fondo per caricarlo, e una serie di erogazioni viene fatta mentre il semestre avanza per finanziare attività, pagando cose come oratori, trasporti, cibo e così via.
In alcune forme di contabilità dei fondi, il saldo dei fondi finali dovrebbe essere pari a zero. Ciò dimostra che il fondo ha pagato per se stesso e che tutti gli esborsi erano correlati al fondo. Se i fondi vengono lasciati, ciò indica pagamenti eccessivi nel fondo o una mancata erogazione completa di tutto. Se il fondo deve prendere in prestito denaro, non vi sono fondi sufficienti o non viene utilizzato in modo appropriato. Un fondo di borsa di studio annuale, ad esempio, dovrebbe terminare con un saldo netto pari a zero.
Il calcolo del saldo del fondo è in genere relativamente semplice da eseguire. È necessario avere accesso ai libri per vedere attività e passività che potrebbero non essere ancora state registrate. Ad esempio, un fondo potrebbe contenere investimenti dovuti per un pagamento di dividendi e ciò aumenterebbe il saldo del fondo. Allo stesso modo, sul fondo potrebbero essere previsti assegni in sospeso che non sono stati ancora liquidati. Oltre ad aggiungere attività e passività, è anche possibile controllare la circolazione dei fondi, verificando problemi come esborsi non autorizzati.
Nel caso di organizzazioni pubbliche, devono essere rese disponibili informazioni pubbliche sui fondi. Chiunque può rivedere i libri e le informazioni contabili e può richiedere un saldo del fondo corrente e un estratto conto. Ciò facilita la trasparenza, rendendo le organizzazioni consapevoli che i membri del pubblico saranno in grado di vedere qualsiasi attività discutibile. Se l’attività del fondo include violazioni legali come il mancato mantenimento del saldo minimo richiesto, le parti interessate possono intentare un’azione legale per forzare l’organizzazione a conformarsi alle normative.