Il saldo di un fondo ? il patrimonio netto di un fondo in un dato momento, rilevato calcolando le attivit? e sottraendo le passivit?. Ci? pu? essere particolarmente importante nella contabilit? dei fondi, un approccio in cui un’organizzazione crea un fondo per uno scopo designato per rendere trasparente l’uso dei fondi e rispettare i mandati legali. Sia le agenzie governative che le istituzioni accademiche lo fanno per attivit? come il pagamento di borse di studio e progetti di lavori pubblici.
Le attivit? di un fondo possono includere depositi e partecipazioni esistenti. Le responsabilit? implicano spese e prelievi. Nella contabilit? del fondo, i contabili dovrebbero essere in grado di mostrare come il denaro entra e esce dal fondo, fornendo la documentazione per mostrare come ? stato utilizzato. In un semplice esempio, un’universit? pu? avere un fondo per eventi studenteschi. All’inizio del semestre, le organizzazioni studentesche pagano il fondo per caricarlo, e una serie di erogazioni viene fatta mentre il semestre avanza per finanziare attivit?, pagando cose come oratori, trasporti, cibo e cos? via.
In alcune forme di contabilit? dei fondi, il saldo dei fondi finali dovrebbe essere pari a zero. Ci? dimostra che il fondo ha pagato per se stesso e che tutti gli esborsi erano correlati al fondo. Se i fondi vengono lasciati, ci? indica pagamenti eccessivi nel fondo o una mancata erogazione completa di tutto. Se il fondo deve prendere in prestito denaro, non vi sono fondi sufficienti o non viene utilizzato in modo appropriato. Un fondo di borsa di studio annuale, ad esempio, dovrebbe terminare con un saldo netto pari a zero.
Il calcolo del saldo del fondo ? in genere relativamente semplice da eseguire. ? necessario avere accesso ai libri per vedere attivit? e passivit? che potrebbero non essere ancora state registrate. Ad esempio, un fondo potrebbe contenere investimenti dovuti per un pagamento di dividendi e ci? aumenterebbe il saldo del fondo. Allo stesso modo, sul fondo potrebbero essere previsti assegni in sospeso che non sono stati ancora liquidati. Oltre ad aggiungere attivit? e passivit?, ? anche possibile controllare la circolazione dei fondi, verificando problemi come esborsi non autorizzati.
Nel caso di organizzazioni pubbliche, devono essere rese disponibili informazioni pubbliche sui fondi. Chiunque pu? rivedere i libri e le informazioni contabili e pu? richiedere un saldo del fondo corrente e un estratto conto. Ci? facilita la trasparenza, rendendo le organizzazioni consapevoli che i membri del pubblico saranno in grado di vedere qualsiasi attivit? discutibile. Se l’attivit? del fondo include violazioni legali come il mancato mantenimento del saldo minimo richiesto, le parti interessate possono intentare un’azione legale per forzare l’organizzazione a conformarsi alle normative.