Nella scrittura di lettere formali, è consuetudine includere un saluto di apertura noto come saluto. In una lettera commerciale standard, generalmente appare due righe sotto l’indirizzo del destinatario, se incluso. In caso contrario, il saluto inizia in alto a destra della lettera. Un saluto appropriato per una lettera formale generalmente inizia con la parola Caro, seguita dal titolo e dal nome del destinatario della lettera: “Caro signor Smith” o “Caro professor Jones”, per esempio.
Alcune lettere commerciali o formali eliminano del tutto la parola “Caro” e iniziano con solo il nome del destinatario. Può essere seguito da una virgola, un punto e virgola o anche un trattino. Il punto è assicurarsi che il destinatario corretto riceva il messaggio e impostare il tono generale della lettera. Alcuni scrittori di lettere moderni possono omettere del tutto il saluto, specialmente quando si utilizzano comunicazioni elettroniche con capacità limitata.
Una lettera informale può includere un saluto informale, come ciao, ehi, ehi, o che succede? La corrispondenza e-mail può essere particolarmente informale, con il messaggio iniziale del mittente contenente un saluto più formale come “Ciao Mr. Jones” e le risposte successive che lo lasciano completamente cadere.
Alcuni scrittori che non conoscono il nome o il titolo specifico del destinatario previsto possono utilizzare un saluto più generico come “A chi può interessare” o “Egregio signore o signora”, sebbene gli esperti di etichetta aziendale suggeriscano vivamente di ottenere informazioni di contatto specifiche prima ricorrendo a un saluto così generale. Anche un saluto generico, come “Gentile rappresentante del servizio clienti”, può essere considerato un miglioramento rispetto a “A chi può interessare”.
Un saluto corretto dovrebbe eguagliare il livello di familiarità tra mittente e destinatario. Una lettera formale indirizzata al presidente degli Stati Uniti, ad esempio, dovrebbe iniziare con “Caro signor Presidente”, non “Ciao Barack” o “Ehi Prez”. Ci sono libri di riferimento che contengono i saluti appropriati per dignitari, leader politici, celebrità, figure religiose e altri professionisti, quindi uno scrittore di lettere dovrebbe assicurarsi di usare il saluto appropriato per l’occasione giusta.
Il saluto di apertura di una lettera commerciale dovrebbe anche corrispondere al tono e alla formalità della chiusura. Il tradizionale “Cordiali saluti” o “Con i più cordiali saluti” può sembrare un po’ noioso o obsoleto in una moderna lettera commerciale, ma usare una linea di chiusura come questa aiuta a personalizzare il messaggio. Terminare una lettera di reclamo con “Rispettosamente” può restituire un senso di civiltà al processo, mentre terminare una lettera di presentazione con “In attesa di una risposta tempestiva”, dimostra interesse e iniziativa.
L’uso di un saluto formale potrebbe non essere così critico in molte comunicazioni moderne, ma aiuta a facilitare il destinatario nel resto della lettera e imposta il tono come formale o informale.